Regio Directiesecretaresse

Als Regio directiesecretaresse bij Pactum ben jij de spil achter de regiodirectie. Jij brengt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat afspraken, informatie en acties op het juiste moment samenkomen. Zo help je de regiodirectie om zich te richten op waar het uiteindelijk om draait: goede zorg voor jongeren en volwassenen. Wil jij jouw organisatietalent inzetten voor een betekenisvolle organisatie?

Bij Pactum krijg je de kans om van betekenis te zijn in de dagelijkse ondersteuning van onze regiodirectie. Jij zorgt voor rust, structuur en overzicht in een omgeving waar veel tegelijk speelt. Pactum is onderdeel van de VIGO Groep en werkt nauw samen met zorgorganisaties zoals Centiv, GGZ Momentum en Vincent van Gogh voor geestelijke gezondheidszorg. Samen zetten we ons in voor zorg die mensgericht en toegankelijk is.

In deze rol ondersteun je de regiodirecteur bedrijfsvoering en regiodirecteur zorg op organisatorisch en administratief gebied. Je bent daarmee eigenlijk de rechterhand van de regiodirectie: je denkt mee, bewaakt overzicht en zorgt dat zaken op het juiste moment worden opgepakt. Door jouw ervaring weet je precies waar je nodig bent. Je brengt structuur aan in de agenda, beheert de mailbox en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten.

Jij hebt het overzicht, coördineert afspraken, en zorgt ervoor dat de regiodirectie goed voorbereid is op alles wat er speelt.

• Complex agenda- en mailboxbeheer:
  Je zorgt voor een efficiënte planning en een gestructureerde mailbox, zodat de regiodirectie zich kan concentreren op kernwerkzaamheden.
• Organiseren en coördineren:
  Je regelt bijeenkomsten en vergaderingen van begin tot eind, inclusief de benodigde faciliteiten en materialen. Je bereidt de agenda voor het regio-MT en het BVO voor en houdt de besluiten en actiepunten bij.
• Ad-hoc organiseren en prioriteren:
  Je schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt en past agenda’s zo nodig opnieuw aan, ook als afspraken al meerdere keren zijn gewijzigd. Daarbij blijf je flexibel, zorgvuldig en servicegericht.
• Contacten en verbindingen:
  Je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet daarin snel de juiste verbindingen te leggen. Je zorgt dat afspraken worden nagekomen en opgevolgd.
• Voortgang en besluitvorming bewaken:
  Je bewaakt deadlines en actiepunten, zorgt voor een adequate opvolging van gemaakte afspraken en draagt bij aan een zorgvuldige voorbereiding en afhandeling van overleggen en besluitvormingsprocessen.
• Signaleren en prioriteren:
  Je herkent tijdig knelpunten, stelt prioriteiten en maakt binnen je verantwoordelijkheden zelfstandig keuzes.
• Administratieve ondersteuning:
  Je beheert documenten en zorgt dat alle informatie actueel en toegankelijk is.
• Collegiale samenwerking. Bij vakanties of vrije dagen neem je, in overleg, taken en ondersteuning van je collega’s regiodirectiesecretaresses over in de andere regio’s.

Je werkt nauw samen met de regiodirecteur bedrijfsvoering en de regiodirecteur zorg. Jij kent de prioriteiten in de regio, stemt je ondersteuning daarop af en houdt overzicht op wat geregeld moet worden. Bij overstijgende onderwerpen zoek je actief de samenwerking met de andere secretaresses in de andere regio’s. Samen zorgen jullie voor een goede afstemming en een soepel lopend secretariaat.

Jij bent proactief, nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je denkt mee met de regiodirectie en de organisatie, durft voorstellen te doen en brengt structuur aan in een dynamische omgeving. Ook wanneer prioriteiten onverwacht veranderen, blijf je flexibel, positief en oplossingsgericht. Met jouw organisatietalent ben je een onmisbare schakel voor de regiodirectie.

• Een afgeronde relevante mbo-opleiding en aantoonbare ervaring…