Senior Projectadministrateur

Een projectleider vraagt waarom de kostenontwikkeling afwijkt van de prognose. Jij duikt in de administratie, onderzoekt de oorzaak en zorgt dat de juiste informatie op tafel komt.

Binnen GVB lopen honderden projecten tegelijkertijd. Van spoorvernieuwing tot onderhoud en technische verbeteringen. Achter ieder project zit een administratie die niet alleen correct moet zijn, maar ook inzicht moet geven in de voortgang en financiële status. Als senior projectadministrateur zorg jij ervoor dat projectgegevens betrouwbaar, controleerbaar en actueel zijn. Je bent een belangrijke sparringpartner voor projectleiders, projectcontrollers en collega's binnen de organisatie en helpt projecten administratief en financieel in control te houden.

Als senior projectadministrateur werk je binnen het team Project Control en Administratie van GVB Business Control. Het team ondersteunt projecten binnen railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau. Je beheert een eigen portefeuille van projecten en bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vraagstukken.

Je zorgt ervoor dat projectadministraties vanaf de start goed worden ingericht en gedurende de looptijd van projecten betrouwbaar blijven. Daarbij kijk je verder dan alleen de administratieve verwerking. Je signaleert risico’s, onderzoekt afwijkingen, ondersteunt bij prognoses en bewaakt de kwaliteit van projectinformatie. Ook lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren van processen en het borgen van compliance binnen de projectadministratie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het inrichten en beheren van projectadministraties conform projectstructuren en procedures.
• Het verwerken en controleren van urenverantwoordingen, financiële transacties, voortgangsgegevens en onderhanden werkposities.
• Het opstellen van financiële rapportages en projectoverzichten voor projectleiders, projectcontrollers en management.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen op juistheid, volledigheid en aansluiting op budgetten en contractafspraken.
• Het analyseren van verschillen tussen begrotingen, realisaties en prognoses.
• Het ondersteunen van projectteams bij kostenramingen en prognoses gedurende de looptijd van projecten.
• Het signaleren en oplossen van foutieve boekingen, administratieve afwijkingen en ontbrekende projectinformatie.
• Het uitvoeren van controles en steekproeven op projectadministraties om fouten en onregelmatigheden tijdig te signaleren.
• Het bewaken van interne procedures, regelgeving, auditvereisten en administratieve kwaliteit.
• Het adviseren van collega's over correcte vastlegging, documentbeheer en administratieve processen.
• Het bijdragen aan procesverbeteringen, werkinstructies en kennisdeling binnen het team.

Om goed te begrijpen waar je aan werkt, wordt ook verwacht dat je af en toe samen met een projectleider projecten buiten bezoekt. Denk aan werkzaamheden aan sporen, bovenleidingen of andere technische projecten. Zo zie je welke werkzaamheden schuilgaan achter de cijfers en administratie.

Je hebt ruime ervaring binnen een projectadministratieve omgeving en voelt je thuis in een rol waarin administratie, analyse, kwaliteitsbewaking en advisering samenkomen. Je bent in staat om overzicht te houden over meerdere projecten tegelijkertijd en vindt het vanzelfsprekend om eigenaarschap te nemen over de kwaliteit van de administratie.

• Communicatief en klantgericht:
  Je bent voor projectleiders een belangrijk aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je legt rapportages uit, bespreekt afwijkingen, vraagt ontbrekende informatie uit en adviseert collega's over administratieve verwerking. Daarbij zorg je ervoor…