Projectadministrateur; medior

Een projectleider vraagt waarom een opdracht nog openstaat terwijl het project bijna is afgerond. Jij zoekt het uit, controleert de administratie en brengt de juiste informatie boven tafel.

Recruiter IT & Finance

Er lopen honderden projecten tegelijk binnen GVB. Achter elk project schuilt een administratie die actueel, volledig en betrouwbaar moet zijn. Als projectadministrateur B zorg jij dat projectleiders en projectcontrollers altijd beschikken over de juiste gegevens om hun projecten te kunnen sturen. Je houdt grip op financiële gegevens, signaleert afwijkingen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor projectteams. Zo draag je iedere dag bij aan goed beheerde projecten binnen de technische omgeving van GVB.

Als projectadministrateur B werk je binnen het team Project Control en Administratie van GVB Business Control. Het team ondersteunt projecten binnen onder andere railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau. Samen met projectleiders, projectcontrollers en andere collega’s zorg je ervoor dat projectinformatie volledig, juist en tijdig beschikbaar is.

Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je beheert een eigen portefeuille van projecten en bewaakt de administratieve kwaliteit van deze projecten van begin tot eind. Daarbij kijk je verder dan alleen de verwerking van gegevens. Je controleert, analyseert en signaleert waar actie nodig is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het inrichten en beheren van projectadministraties conform de projectstructuur en afgesproken procedures.
• Het verwerken en controleren van urenverantwoordingen, financiële transacties en projectgegevens.
• Het opstellen van financiële rapportages en projectoverzichten voor projectleiders, projectcontrollers en management.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen op juistheid, volledigheid en aansluiting op budgetten en afspraken.
• Het signaleren en oplossen van foutieve boekingen, onduidelijkheden en administratieve afwijkingen.
• Het ondersteunen bij voor- en nacalculaties en het analyseren van verschillen tussen begroting en realisatie.
• Het bewaken van de voortgang van projecten en het rapporteren van afwijkingen aan projectleiders.
• Het beheren, ordenen en archiveren van projectdocumentatie zodat dossiers volledig en controleerbaar zijn.
• Het bijdragen aan verbeteringen van administratieve processen, werkinstructies en werkwijzen binnen het team.

Om projecten goed te leren kennen, wordt ook verwacht dat je af en toe met een projectleider meegaat om buiten het werk te bekijken. Denk aan spoorwerkzaamheden, bovenleidingen of onderhoudsprojecten. Zo begrijp je beter wat er achter de projectadministratie schuilgaat.

Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden binnen een projectomgeving en vindt het leuk om structuur aan te brengen in complexe informatie. Je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders, houdt overzicht over meerdere projecten tegelijk en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van jouw werk.

Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:

• Communicatief en klantgericht :
  Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je helpt collega's bij het verkrijgen van inzicht in projectgegevens, licht rapportages toe en stemt af over ontbrekende informatie. Ook onderhoud je contact met projectcontrollers, concernadministratie en andere betrokkenen om ervoor te zorgen dat informatie correct wordt verwerkt en vastgelegd.
• Analytisch vermogen en probleemanalyse:
  Je controleert zelfstandig jouw portefeuille van projecten en onderzoekt afwijkingen in boekingen, budgetten,…