Projectadministrateur; junior

Een projectleider wil weten waarom een factuur nog openstaat. Jij zoekt het uit, controleert de administratie en zorgt dat alles weer klopt.

Op een gemiddelde werkdag krijg je vragen van projectleiders over budgetten, facturen, urenboekingen of de voortgang van een project. Als projectadministrateur zorg jij dat de administratie achter deze projecten klopt en altijd actueel is. Dankzij jouw werk hebben projectleiders en projectcontrollers inzicht in de financiële status van hun projecten en kunnen zij verder.

Als projectadministrateur A werk je binnen het team project control en administratie van Business Control. Het team ondersteunt projecten binnen onder andere railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau. Samen zorgen jullie ervoor dat projectinformatie volledig, juist en actueel beschikbaar is.

Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je houdt een eigen portefeuille van projecten bij en zorgt ervoor dat de administratieve basis op orde blijft. Daarbij bewaak je de voortgang van openstaande acties en signaleer je tijdig afwijkingen of onduidelijkheden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het verwerken en controleren van projectgegevens, urenverantwoordingen en financiële transacties.
• Het opstellen van financiële overzichten en rapportages voor projectleiders en projectcontrollers.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen.
• Het registreren en beheren van projectinformatie in de projectadministratie.
• Het onderzoeken en oplossen van foutieve boekingen of administratieve afwijkingen.
• Het ondersteunen bij voor- en nacalculaties van projecten.
• Het bewaken van de administratieve voortgang van jouw projecten.
• Het verzamelen, ordenen en archiveren van projectdocumentatie.
• Het beantwoorden van vragen van projectleiders over onder andere rapportages, facturen, urenregistraties en projectadministratie.

Om het werk achter de cijfers beter te begrijpen, wordt ook verwacht dat je af en toe samen met een projectleider een project bezoekt. Zo krijg je een beter beeld van de werkzaamheden die achter de administratie schuilgaan, zoals spoorwerkzaamheden, bovenleidingen en onderhoudsprojecten.

Je hebt affiniteit met administratie en vindt het leuk om structuur aan te brengen in informatie. Je werkt zorgvuldig en krijgt energie van het uitzoeken van administratieve vraagstukken. Daarbij schakel je gemakkelijk met verschillende collega's en houd je overzicht over meerdere projecten tegelijk.

Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:

• Communicatief en klantgericht. Je bent voor projectleiders regelmatig het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je luistert goed, vraagt door wanneer informatie ontbreekt en zorgt dat collega's weten waar ze aan toe zijn. Ook stem je regelmatig af met projectcontrollers, concernadministratie en andere betrokkenen om informatie compleet te krijgen.
• Analytisch vermogen en probleemanalyse. Je controleert jouw portefeuille van projecten zelfstandig en onderzoekt afwijkingen in budgetten, boekingen, facturen of urenregistraties. Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, achterhaalt mogelijke oorzaken van verschillen en zorgt ervoor dat onjuistheden worden opgelost.
• Nauwkeurigheid. Een belangrijk onderdeel van jouw werk is het bewaken van de administratieve hygiëne van projecten. Je verwerkt gegevens zorgvuldig, controleert documenten op juistheid en volledigheid en zorgt dat projectdossiers altijd op orde zijn. Hierdoor kunnen projectleiders en controllers vertrouwen op de beschikbare informatie.
• Oordeelsvorming. Je beoordeelt offertes, inkoopopdrachten, facturen en administratieve…