Backoffice medewerker facilitair en vastgoed

Een contract dat klopt, een onderhoudsrapport waar de juiste actie op volgt en een wagenpark waarvan de administratie actueel is. Achter de schermen van onze gebouwen, terreinen en het wagenpark valt genoeg te regelen. Als Backoffice medewerker facilitair en vastgoed zorg jij dat de administratie op orde is, afspraken worden nagekomen en acties niet blijven liggen.

• Het wagenpark beheren en zorgen dat de bijbehorende administratie, contracten en afspraken zorgvuldig en actueel zijn.
• Contact onderhouden met leveranciers en interne stakeholders, afspraken en acties bewaken en zorgen dat deze tijdig worden opgevolgd.
• Facilitaire en vastgoedcontracten, documenten en onderhoudsrapportages beheren en verwerken.
• Zorgen voor een zorgvuldige verwerking en archivering van documenten en informatie, waaronder de administratie rond certificaten voor laadpalen.
• Ondersteunen bij contractbeheer en aanbestedingen en zorgen dat de bijbehorende administratie en documentatie op orde is.

“Ik had vooraf niet verwacht hoeveel verschillende onderwerpen er binnen facilitair samenkomen. Op één dag ben je met van alles bezig en veel daarvan regel je zelfstandig. Juist als iets eerst niet lukt en je het uiteindelijk toch voor elkaar krijgt, bijvoorbeeld bij een calamiteit met een leverancier, geeft dat voldoening.” –
Michelle Spoelstra, Backoffice medewerker facilitair en vastgoed

Het werk is administratief, maar speelt zich af in een technische omgeving. De ene keer verwerk je een contract, de andere keer krijg je een onderhoudsrapport onder ogen over bijvoorbeeld een cv-ketel, verlichting of een brandveiligheidsvoorziening. Je hoeft zo'n rapport niet vanaf dag één zelfstandig te kunnen interpreteren. Wel wil je leren wat de uitkomsten betekenen en welke actie daarna nodig is.

Denk aan onderhoud, een keuring, vergunning of wet- en regelgeving.

Voor administratie, contracten en documentatie werk je onder andere met M-Files, Oracle, Building Documents Register (BDR) en AFAS. Ervaring met deze systemen is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Binnen de facilitaire backoffice zijn de werkzaamheden verdeeld over drie regio’s. Jij werkt voor regio Zuid. De basis van het werk is per regio hetzelfde. Daarnaast neemt per onderwerp één collega het voortouw. Zo heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid, maar sta je er niet alleen voor. Is het nodig, dan neem je werkzaamheden van een collega over. Zo zorgen jullie er samen voor dat het werk doorgaat.

• Minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve of backofficefunctie waarin nauwkeurig werken en overzicht houden belangrijk zijn.
• Ervaring met rechtstreeks contact met leveranciers en interne stakeholders en het bewaken van afspraken.
• Affiniteit met facilitaire zaken, contractbeheer en techniek. Technische kennis mag je verder bij ons ontwikkelen.
• Een rijbewijs en bereidheid om voor het werk af en toe verschillende HVC-locaties te bezoeken.