Kwaliteitsmedewerker DIV

Ben jij eenkwaliteitsmedewerkermet een scherp analytisch vermogen en een passie voor kwaliteit? Leg je makkelijk contact en weet je met jouw advies de informatiehuishouding te verbeteren en naar een hoger plan te trekken? Dan komen wij graag met jou in contact!

Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden.

Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten.

Het cluster Informatievoorziening, data en regie (IDR) verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en drie Gemeenschappelijke Regelingen. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen.

Kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een grote rol.

Je gaat werken met een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team maakt deel uit van het cluster Informatievoorziening, data en regie. Het team voert de volgende werkzaamheden uit: informatieadvies, beleid en recordmanagement, postontvangst,
-distributie en
-verzending, registratie en kwaliteitsbewaking, beheer, vernietiging en overbrenging archief.

Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling.

Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. We zijn aanpakkers met vakkennis, die oog hebben voor detail. Het motto van het team:
Bij DIV begint het proces!

Alskwaliteitsmedewerkerdraag je bij aan een toekomstgerichte informatievoorziening die de basis vormt voor de verdere ontwikkeling van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers van de Drechtsteden. Je zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van digitaal zaakgericht werken en archiveren binnen het centrale zaaksysteem en archiefwaardige procesapplicaties.

In deze brede en afwisselende functie houd je je onder andere bezig met:

• Ondersteunen en adviseren van gebruikers bij het correct opslaan en registreren van informatie in het zaaksysteem.
• Adviseren over en toezien op het juiste gebruik en de juiste inrichting van het zaaksysteem en de zaaktypen.
• Coördineren, uitvoeren en verbeteren van systematische kwaliteitscontroles (o.a. steekproeven) in verschillende systemen.
• Signaleren en analyseren van afwijkingen in zaakgericht registreren en archiveren, en het doen van concrete verbetervoorstellen.
• Periodiek informeren van de organisaties over het gebruik van het zaaksysteem aan de hand van managementinformatie.
• Verzorgen van gebruikersondersteuning voor medewerkers van aangesloten partners.
• Coördineren van de periodieke vernietiging van te vervangen stukken.
• Ondersteunen bij de inrichting, het beheer en de doorontwikkeling van het centrale zaaksysteem en taakapplicaties.
• Opstellen en actualiseren van werkinstructies voor het registreren, controleren en archiveren van informatie.
• Begeleiden en coachen van collega’s in zaakgericht werken en archiveren om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
• Bijdragen aan het ontwikkelen, beheren en verbeteren van het kwaliteitssysteem en het bijbehorende handboek.
• Verz…