Programma Secretaris; op dit is een testvacature

Position: Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)
Vacature kenmerken

StandplaatsUtrecht
ContractduurTijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
Uren per week- 38
Maandsalaris€4,867.00 - €6,679.00
SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 11 - Burgerschaal IBBAD 11
NiveauHBO Bachelor
VakgebiedICT
Vacaturenummer75767
DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
FunctiegroepBurger

Functieomschrijving

Als Programmasecretaris GrIT ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de Directie. Daaronder valt het inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, waarbij je alle aspecten van de agenda onderdelen tot en met de presentatie van de directeur verzorgt. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om zo een compleet beeld te krijgen van de huidige stand van zaken.

- Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board;
- Het opstellen van verschillende soorten nota's;
- Het inhoudelijke coördineren en procesmatige en procedurele voorbereiden van multidisciplinair besluitvormingsproces;
- Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de Voortgangrapportage aan de Tweede Kamer;
- De bewaking van de kwaliteit van de interne- en externe stukken;
- Het ondersteunen van de Programma Directeur.

Speelruimte:

- Programmasecretaris legt verantwoording af over de efficiëntie en effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid) producten, vormgeving en implementatie van (beleid) processen;
- De beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.

Contacten:

- De programmasecretaris onderhoudt contacten met in- en externe partijen;
- Het betreft het voeren van in- en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten t.a.v. de ontwikkelingen van het programma GrIT. Er kan daarbij sprake zijn van Belangentegenstellingen;
- Interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling;
- Met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden/rapportages van het programma;
- Met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria.

Functie-eisen

Kennis en vaardigheden:

- Gespecialiseerde kennis van bestuurlijke processen, werkprocessen in IT-bedrijven;
- Inzicht in samenhangen in bredere context dan alleen het eigen werkterrein;
- Vaardigheid in samenwerken over rangen heen, overtuigen, snel schakelen, schrijven, hoofd- en bijzaken scheiden;
- Vaardigheid in het oplossen van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen, kritische blik;
- Goede communicatieve en commerciële vaardigheden en het vermogen om anderen te overtuigen en te motiveren;
- Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhang in bredere context dan eigen werkterrein;
- Kennis van het besturingsmodel Defensie;
- Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten, veelal met een multidisciplinaire oriëntatie;
- Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids) producten en vorm geven aan en implementeren van processen;
- Beschikken over een goede schrijfvaardigheid;
- Behendig in het maken van PPT-presentaties;
- IT-kennis strekt tot grote aanbeveling, net zoals enige kennis van projectmanagement en overheidsfinanciën.

Opleiding:
Met jouw uitgebreide ervaring als Programmasecretaris binnen een complexe uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draagt zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT programma.

Daarnaast:

- Heb je een afgeronde WO opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
- Heb je kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie;
- Ben je gewend te schakelen met verschillende interne- en externe stakeholders;
- Weet je hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
- Beschik je over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
- Beschik je over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd –en bijzaken;
- …