Management Assistent

Bij Brainport Development werken we aan de groei en ontwikkeling van de regio Brainport Eindhoven. We brengen overheden, bedrijven en onderwijs samen om te werken aan slimme en duurzame oplossingen voor maatschappelijke en economische uitdagingen.

Het team Onderwijs en Arbeidsmarkt richt zich op het aantrekken én behouden van talent, uit binnen- en buitenland. Ook werken we aan de internationalisering van het onderwijs en aan projecten rond technisch talent, zoals in de semiconsector. Het team bestaat uit ongeveer 20 collega’s: programmaleiders, projectleiders, een strateeg, communicatie- en marketingcollega’s en hybride docenten.

Voor dit team zoeken we een managementassistent. Je ondersteunt de manager met onder andere agenda- en mailbeheer. Je plant interne en externe afspraken, organiseert vergaderingen en ondersteunt de manager bij operationele taken.

Je plant en bewaakt een agenda met veel overlegmomenten, afspraken met externe partners en regelmatig veranderende prioriteiten. Je beheert mailboxen, zet acties uit en zorgt dat de juiste stukken op het juiste moment klaarstaan. Je bereidt afspraken en vergaderingen voor, stelt actielijsten op en houdt bij wat opgevolgd moet worden. Daarnaast regel je de praktische zaken voor de manager: van declaraties tot het archiveren van stukken.

Kortom:
Jij zorgt dat agenda, acties en documenten altijd op orde zijn zodat de manager en het team altijd op actuele informatie kunnen vertrouwen.

• 08.30 uur – Opstart van de dag Je opent je laptop, scant alvast de mailbox en checkt of er dringende acties zijn voor vandaag.

• 09.00 uur – Je belt met een collega omdat je een agendaconflict ziet aankomen. Je ziet dat twee afspraken tegelijkertijd zijn gepland. Je anticipeert direct en zorgt dat één van de twee afspraken verplaatst wordt en iedereen op de hoogte wordt gebracht van de wijziging.

• 09.30 uur – De mailbox structureren Je archiveert wat afgerond is, zet een paar mails door naar collega’s en maakt een lijst met de urgente zaken van de dag.

• 10.45 uur – Aantekeningen van een vergadering verwerken Je leest de notulen door van een overleg van gisteren, vertaalt dit naar concrete actiepunten en zet ze uit bij de juiste collega's.

• 12.30 uur – (Gezamenlijke) lunch op kantoor Een rondje wandelen met collega’s kan natuurlijk ook. Even frisse lucht en ontspannen bijpraten.

• 13.00 uur – Je gaat aan de slag om alle bila's in te plannen voor de komende maanden Je hebt net de eerste twee bila's ingepland als er een spoedverzoek binnenkomt vanuit het team. Over twee weken moet er een bestuurlijk overleg plaatsvinden met twaalf onderwijsbestuurders uit de regio. Omdat hun agenda’s lastig op elkaar af te stemmen zijn, her prioriteer je direct je werk en ga je aan de slag.
  
  Je belt met de secretaresses van de betrokken bestuurders om beschikbare momenten te vinden, stuurt enkele datumopties rond en reserveert alvast een geschikte vergaderruimte. Zo zorg je dat het overleg goed georganiseerd wordt en iedereen tijdig geïnformeerd is.

• 15.10 uur – Jaarlijkse teamdag organiseren Je checkt de beschikbaarheid van collega’s en maakt een shortlist van leuke locaties zodat je deze op een later moment met de manager kan doornemen. Tussendoor stuur je een kaartje aan een collega die net verhuisd is.

• 16.20 uur – Agenda’s voorbereiden voor morgen Je stelt een vergaderagenda op voor een overleg, plaatst de juiste documenten bij de afspraken in de agenda en stuurt een reminder naar de deelnemers. En je herinnert de manager aan de start van een nieuw teamlid de volgende dag.

Jij bent iemand die rust brengt in de dynamiek van de dag. Je houdt van structuur en overzicht, en vindt het leuk om zaken soepel te laten verlopen of dat nu in de agenda, mailbox of uitwerking is. Je denkt steeds een paar stappen vooruit en hebt oog voor wat er nodig is om anderen goed te ondersteunen.

Kortom:

• Je kunt afspraken goed vastleggen zowel mondeling als per mail.
• Je kunt prioriteiten stellen wanneer er meerdere taken of verzoeken tegelijk binnenkomen.
• Je past je planning aan als afspraken verschuiven of onverwachte…