Office Manager Centrum voor Topsport & Onderwijs Zuid; CTO Zuid

Office Manager Centrum voor Topsport & Onderwijs Zuid (CTO Zuid)

Office Manager Centrum voor Topsport & Onderwijs Zuid (CTO Zuid)

Maak samen met CTO Zuid de ambities van de (aankomende) topsporters en aangesloten sportbonden waar. In samenwerking met de sportbonden, NOC
* NSF, de provincie Noord-Brabant en de lokale overheden, creëert CTO Zuid optimale randvoorwaarden op het gebied van accommodaties, medisch, voeding, anti-doping, strength & conditioning, prestatiegedag, huisvesting en duale carrière. CTO Zuid ondersteunt inmiddels 8 topsportprogramma’s en 20 opleidingsprogramma’s, met in totaal circa 750 sporters. CTO Zuid is onderdeel van Brabant Sport, waarbinnen eveneens wordt samengewerkt met Team Brabant Sport en Sports & Technology om projecten te realiseren op het gebied van talentontwikkeling, technologische innovaties, uniek sporten, evenementen, urban sports & cultuur en topsport.

Wij zijn op zoek naar een:
Office Manager (20-24 uur)

Als Office Manager ben jij de spin in het web van de organisatie, stuur je de alledaagse uitvoering aan en ben je het aanspreekpunt voor de CTO Manager en de CTO experts. Je bent het visitekaartje van de organisatie en biedt ondersteuning aan het gehele team (circa 15 personen). Het is een veelzijdige en dynamische functie waar vooruitziende blik en het snel schakelen belangrijke kwaliteiten zijn.

Wat houdt de functie van Office Manager in?

• Secretariële werkzaamheden zoals afspraken maken (agendabeheer), ontvangst van gasten, opstellen/afhandelen van (inkomende) correspondentie, zelfstandig telefoon- en mailverkeer afhandeling, documentenbeheer.
• Opstellen en afhandelen van overeenkomsten met stakeholders (o.a. sportbonden, onderwijsinstellingen, medische centra, experts en woningcorporaties) en zorg dragen voor opvolging (afspraken over signing/communicatie en voortgang, in gang zetten bevoorschotting en facturering, eerste aanspreekpunt voor stakeholders).
• Organiseren van bijeenkomsten en ondersteuning daarbij (draaiboek, uitnodigingen, gastenlijsten, follow-up in overleg met team).
• Communicatieve werkzaamheden via storytelling op social mediakanalen en onderhoud van de website (Twitter, Instagram, Facebook).
• Budgetbewaking en financieel beheer door het verzorgen van facturering (betalingen in gang zetten en boeken; de controller-functie ligt bij een andere collega).
• Andere voorkomende werkzaamheden passend bij organisatorische en/of administratieve taken.

Deze vacature vraagt om een energieke en ondernemende Office Manager die het werk ziet liggen en zich thuis voelt in een topsportcultuur. Heb je een hands-on mentaliteit en ben je zeer servicegericht? Reageer dan direct op deze veelzijdige functie!

Functie eisen

• Positieve persoonlijkheid die snel kan schakelen en prioriteiten kan stellen. Zelfstandig werken is geen probleem.
• HBO werk- en denkniveau.
• Recente werkervaring in een vergelijkbare rol als office manager / “spin in het web”.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Uitstekende kennis van MS Office.
• Uitstekende kennis van social media.
• Beschikbaar voor 24 uur per week.
• Bereid om in incidentele gevallen buiten normale kantooruren te werken (avonden en weekend).
• Heeft een passie voor topsport & talentontwikkeling. Bij voorkeur woonachtig in de regio Eindhoven.
• Een verbinder die voor meer samenhang binnen de organisatie zorgt. Dienstverlenend en proactief zodat het team optimaal ondersteund wordt. Betrouwbaar en oog voor detail. Drive om de organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Verder herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

• Resultaatgericht
• Communicatief vaardig
• Oog voor innovatie
• Oog voor detail
• Creatief
• Brengt diepgang
• Ondernemerschap
• Fris, vrolijk en verzorgd

Ons aanbod

Werken in een informele en sportieve omgeving binnen een topsportorganisatie met goede begeleiding en ruimte voor leren en persoonlijke/professionele ontwikkeling. Marktconform salaris en reiskostenvergoeding. Dienstverband van 1 jaar voor 24 uur per week, met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren. Salaris en overige arbeidsvoorwaarden conform de CAO Sport.

Solliciteren?

Mail je motivatie en CV vóór 19 oktober 2018 naar sandra. Voor…