Management Assistant; fte

Overview

Ben je op zoek naar een dynamische, levendige en boeiende werkomgeving? Wij zijn op zoek naar een bekwame secretaresse/managementassistent(e) om ons SPP-team te versterken en ondersteuning te bieden bij alle administratieve en organisatorische taken. Als centraal aanspreekpunt van de groep speel je een cruciale rol bij het soepel en efficiënt laten functioneren van ons team. Je bent het gezicht van de groep: je beantwoordt alle vragen van medewerkers en studenten met een glimlach en verwelkomt gasten en bezoekers met warmte en gastvrijheid.

Je beheert de agenda’s van de medewerkers, verwerkt e-mails, stelt vergaderagenda’s op en maakt notulen, stelt correspondentie en teksten op, regelt afspraken en ondersteunt zakenreizen. Je uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Engels als in het Nederlands, komen goed van pas bij het informeren en verbinden van de groep. Je taken omvatten tevens het plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en sociale evenementen, het bijhouden van het groepsarchief en het onderhouden van de interne en externe website.

Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van managementinformatie en zorgt ervoor dat de registratie van personeel en publicaties (InSite, Pure, Hora Finita) up-to-date is.

• Beheren en bijhouden van de agenda’s van de medewerkers; het verwerken van ontvangen e-mails en, indien nodig, zelfstandig actie ondernemen.
• Opstellen van vergaderagenda’s en notuleren van vergaderingen; opstellen van correspondentie, e-mails en andere (wetenschappelijke) teksten, voornamelijk in het Engels en Nederlands.
• Regelen en organiseren van interne en externe afspraken; ondersteunen bij het plannen van zakenreizen en het afhandelen van reisvergunningen en onkostendeclaraties van alle groepsleden.
• Beantwoorden van vragen van medewerkers en studenten; ontvangen van gasten en bezoekers; helpen met (hotel) accommodatie en administratieve procedures bij de TU/e; verstrekken van praktische informatie en hulp aan gasten, bezoekers en medewerkers.
• Plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en
  -bijeenkomsten, evenals sociale evenementen; bijhouden van managementinformatie en het groepsarchief; controleren en bijhouden van de registratie van personeel en publicaties (Insite, Pure, Hora Finita) en het onderhouden van de interne en externe website van de groep.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels en Nederlands.
• Vaardigheid in administratieve en organisatorische taken, inclusief agenda- en e-mailbeheer, notuleren en opstellen van (wetenschappelijke) teksten.
• Een gastvrije houding met het vermogen om medewerkers, studenten en bezoekers te informeren en te ondersteunen.
• In staat om zelfstandig taken te plannen, prioriteiten te stellen en te werken in een dynamische omgeving.