Secretaresse binnen de Faculteit Bouwkunde; fte

De Faculteit Bouwkunde huisvest een uniek breed spectrum van disciplinaire kennis op het gebied van architectuur, stedenbouw en bouwtechnologie. Wij werken op verschillende schaalniveaus, van materialen tot gebouwen tot steden, en besteden aandacht aan de impact van ontwerp en technologie op de mens. Onze missie is het opleiden van studenten en het bevorderen van wetenschap en technologie vanuit het perspectief van de gebouwde omgeving en ten behoeve van de maatschappij als geheel.

Wij integreren onderwijs, onderzoek en ontwerp in één onderwijsprogramma om studenten in staat te stellen thought leaders te worden, om steden en de bouwindustrie (opnieuw) vorm te geven en bij te dragen aan grote maatschappelijke uitdagingen. De afdeling telt ongeveer 260 academische medewerkers, waaronder ongeveer 190 PhD's, EngD’s en Postdocs, georganiseerd in vier disciplinaire eenheden. Wetenschappers binnen de eenheden worden gestimuleerd om over de grenzen van hun eigen vakgebied heen samen te werken in interdisciplinair onderzoek en onderwijs rond de thema's: energietransitie, duurzaamheid en inclusiviteit.

De faculteit heeft in 2022 haar nieuwe strategisch plan gepresenteerd, en is volop in ontwikkeling op onderwijs, onderzoek en haar bedrijfsvoering. Om deze doorontwikkeling goed te ondersteunen, zoekt de unit AUDE binnen de faculteit een secretaresse ter vervanging van de huidige secretaresse. Het secretariaat (2 secretaresses binnen de unit AUDE) biedt ondersteuning aan de unitvoorzitter, de deputy-unitvoorzitter, hoogleraren en staf binnen de unit.

De twee secretaresses werken hierbij nauw samen en zorgen gezamenlijk voor een efficiënte en continue ondersteuning van de unit.

Als secretaresse vervul je de volgende taken:

• Je bent eerstelijns aanspreekpunt in de faculteit voor interne en externe relaties;
• Je verleent ondersteuning aan medewerkers op procesmatig, administratief en/of organisatorisch gebied;
• Je coördineert administratieve zaken bij academische plechtigheden voor de unit AUDE;
• Je geeft secretariële ondersteuning aan de hoogleraren binnen de unit AUDE als geheel, waarbij je secuur bent en het hoofd koel kunt houden in tijden van drukte;
• Je bereidt verschillende vergaderingen voor, werkt stukken uit en notuleert bij verschillende vergaderingen (voertaal Engels);
• Je organiseert en ondersteunt unit brede activiteiten;
• Je werkt in een gedeeld secretariaat en stemt werkzaamheden, prioriteiten en vervanging proactief af met je collega-secretaresse om de continuïteit van de ondersteuning binnen de unit te waarborgen;
• Je vervangt je collega’s binnen de gehele faculteit bij afwezigheid.

Wij zoeken een ervaren enthousiaste, betrokken, integere en zelfstandige en samenwerkingsgerichte teamplayer die voldoet aan de volgende eisen:

• Senior kennis en ervaring van het secretaressewerk, bij voorkeur binnen een universiteit en een organisatie in ontwikkeling (ten minste 5 jaar ervaring in een vergelijkbare positie);
• Ervaring met het zelfstandig stroomlijnen van (administratieve) processen, gebruik makend van de mogelijkheden binnen de TU/e systemen (TU/e Insite, Verseon, iBabs, MS Teams, Valid Sign, MS Office, Oracle etc.)
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Stress bestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten (om kunnen gaan met heel diverse taken);
• In staat zijn om snel de organisatiestructuur, verhoudingen en procedures eigen te maken;
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding;
• Goede sociale, diplomatieke en communicatieve vaardigheden.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de…