Ervaren Office Manager | Nederlands + Engels | Internationale handelsorganisatie per wk

Ben jij een ervaren, proactieve Office Manager / Regelaar die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige functie? Ben jij een echte regelaar die zelfstandig zaken oppakt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt?

Als Office Manager ben je de rechterhand van het management en een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Je ondersteunt de directie, coördineert uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat collega's zich kunnen richten op hun kerntaken.

Je voelt goed aan wat prioriteit heeft, denkt in oplossingen en wacht niet af totdat iemand je vraagt iets te regelen. Je ziet wat er moet gebeuren en onderneemt actie.

• Je ondersteunt de directie bij uiteenlopende organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je beheert en structureert de mailbox van de directeur, bewaakt belangrijke commerciële correspondentie en signaleert zaken die aandacht vragen.
• Je organiseert de zakelijke reisplanning- en boekingen voor iedereen.
• Je coördineert alle zakelijke beurs- en andere evenementen en bent daar als je dat ook leuk vindt als gastvrouw aanwezig.
• Je draagt zorg voor een representatieve, goed georganiseerde kantooromgeving en coördineert facilitaire zaken, leveranciers en kantoorbenodigdheden.
• Je ondersteunt bij communicatie en socialmedia-activiteiten.
• Je onderhoudt waar nodig contact met internationale collega's en ondersteunt bij organisatorische werkzaamheden voor buitenlandse vestigingen.
• Je signaleert verbeterpunten en neemt initiatief om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.

Een veelzijdige rol met ruimte voor eigen initiatief. Je krijgt de vrijheid om jouw werkzaamheden zelfstandig vorm te geven. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen geplande activiteiten en onverwachte situaties. Je bent iemand die rust en structuur brengt, ook wanneer het druk is.

Je bent niet alleen ondersteunend, maar denkt actief mee over hoe zaken beter georganiseerd kunnen worden. Juist jouw zelfstandigheid, betrokkenheid en organisatietalent maken je waardevol voor het management en de organisatie.