Coördinator​/Scrummaster Archief

Maatschappelijke uitdagingen vragen om nieuwe kennis. Het is de taak van de TU/e om deze kennis te ontwikkelen door onderzoek en onderwijs aan te passen en te veranderen. Bij Library and Information Services (LIS) kijken we samen met onze wetenschappers en studenten vooruit en bieden we voortdurend de best mogelijke bibliotheek- en informatiediensten om het creëren van deze nieuwe kennis mogelijk te maken.

Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen, planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden, bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren, informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen.
Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit, begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collega's mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering.
Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team, waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit, dienstverlening, teamontwikkeling en continue verbetering van processen.
Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om goede en betrokken ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren en we adviseren onze collega’s over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies, handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning, capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving, relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap, teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open, professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collega's adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten…