Managementassistent IVTH

Ligt jouw passie en plezier in het ontzorgen van anderen? Ben jij het organisatorisch talent en zet je deze graag in om rust en overzicht in de dynamiek te creëren binnen onze sector Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving (IVTH). Dan hebben wij dé vacature voor jou!

Je komt te werken bij de sector Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving (IVTH). De sector heeft als hoofdverantwoordelijkheid het uitvoeren van het Vergunningen, Toezicht en Handhavingsprogramma dat een bijdrage leveren aan de realisatie van de stedelijke opgaven binnen het cluster van Ruimtelijk Economische Opgaven (REO). De sector is verantwoordelijk voor het begeleiden van ruimtelijke initiatieven, het behandelen van aanvragen voor vergunningen en ontheffingen in het kader van de Algemene Plaatselijke Verordening, de Omgevingswet, Parkeren en meer specifieke wet- en regelgeving, en het milieu-, bouw- en woningtoezicht op verleende vergunningen en toezicht en handhaving van illegale situaties.

Je het de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je notuleert overleggen (voorbereiden MT agenda, actiepunten), werkt vergaderstukken uit en bewaakt de voortgang van acties en gemaakte afspraken en besluiten. Je verzorgt het proces rondom orders, opdrachtbevestigingen, declaraties en bestellingen voor de sector. Daarnaast ben je factuurverantwoordelijke voor binnenkomende facturen en verwerkt deze in de daarvoor bestemde systemen.
• Je coördineert afspraken en vergaderingen en bewaakt de agenda’s van het management (sectorhoofd en 4 afdelingshoofden). Je attendeert hen op bijzondere aandachtspunten waarmee je zorgt voor rust en overzicht. Je ontzorgt hierbij het management en fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Je beheert mailboxen van het management en verzorgt correspondentie. Je signaleert knelpunten in agenda’s en denkt pro actief mee over oplossingen. Je denkt daarbij vooruit, je weet waar de prioriteiten liggen op basis van inhoud en politiek‑bestuurlijke gevoeligheid. Je hebt hiervoor afstemmomenten met MT‑leden.
• Je beheert het Document Management Systeem en checkt hiervoor dagelijks de ingekomen post en zorgt voor de juiste verspreiding. Je maakt registratienummers aan voor correspondentie en dossiers en zorgt na afwikkeling voor een adequate archivering.
• Je plant via UBEOO (ATS systeem) selectiegesprekken voor kandidaten die reageren op onze vacatures. Hiertoe maak je meerdere gespreksschema’s, nodigt kandidaten uit en regelt locaties.
• Je organiseert sector brede bijeenkomsten, borrels en uitjes; daarnaast verzorg je in voorkomende gevallen cadeautjes en bedankjes.

Quote Luuk van Straten : Als managementassistente van IVTH sta je midden in een actieve en bewegende sector. Je ondersteunt, denkt mee en werkt binnen een betrokken team. Het resultaat van ons werk zien we meteen terug in een groeiende stad.

Je komt rechtstreeks onder het sectorhoofd IVTH te werken en ondersteunt haar. Daar werk je samen met vier afdelingshoofden, 5 teamleiders, een sectorsecretaris in de staf en medewerkers van de sector. De sector heeft één managementassistent.

• Je hebt minimaal een afgeronde relevante mbo opleiding met een hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt enkele jaren relevante werkervaring op vergelijkbaar niveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non‑profitorganisaties.
• Je bent nauwkeurig, brengt structuur aan en weet de juiste prioritering aan te brengen.
• Je maakt je een organisatie, systemen en nieuwe informatie snel eigen en weet verbanden te leggen.
• Je kunt zowel zelfstandig alsook goed samenwerken.
• Je bent digitaal goed onderlegd en hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Je bent integer en discreet en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie (een VOG‑P verklaring is noodzakelijk).
• Je bent stressbestendig, brengt rust en toont de nodige flexibiliteit bij veranderingen en/of onverwachte gebeurtenissen.

Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk‑privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke…