Office Manager

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, verbinden en ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt?

Voor onze vestiging in Enschede zoeken we een Office Manager die zorgt voor een professionele, gastvrije en prettige werkomgeving én een belangrijke rol speelt in de verbinding binnen het team.

Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt binnen onze vestiging
. Je weet wat er speelt, ziet wat nodig is en zorgt ervoor dat collega's zich welkom, betrokken en verbonden voelen. Je schakelt makkelijk tussen medewerkers, management, leveranciers en verschillende afdelingen.

De functie is daarmee veel meer dan alleen office management.
Jij bent een belangrijke drager van de cultuur en sfeer op onze vestiging.

Je draagt actief bij aan een open, positieve en professionele sfeer binnen de vestiging.

Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor collega's en weet wat er speelt.

Je verbindt collega's, teams en afdelingen met elkaar.

Je hebt oog voor medewerkers die minder snel zelf de verbinding zoeken.

Je signaleert wanneer samenwerking, sfeer of betrokkenheid extra aandacht nodig heeft.

Je vormt een brug tussen medewerkers en management, zonder de verantwoordelijkheid van managers over te nemen.

Je coördineert schoonmaak, onderhoud, storingen, voorraad en andere facilitaire zaken.

Je onderhoudt contact met leveranciers, gebouwbeheer en externe partijen.

Je signaleert knelpunten en zorgt dat deze worden opgelost.

Je bewaakt de kwaliteit van leveranciers en spreekt hen aan wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Je beheert en professionaliseert processen rondom pand-, sleutel- en facilitair beheer.

Je zorgt ervoor dat de dagelijkse kantoororganisatie soepel verloopt.

Je beheert kantoor- en keukenbenodigdheden en zorgt dat alles op voorraad is.

Je houdt een actueel Office Management overzicht bij met processen, contactpersonen, werkwijzen en belangrijke informatie.

Je ziet waar processen slimmer of efficiënter kunnen en pakt dit zelfstandig op.

Nieuwe collega's krijgen bij Bau Watch een warm welkom. Jij speelt hierin een belangrijke rol:

Je coördineert het praktische gedeelte van de onboarding.

Je zorgt onder andere voor sleutels, welkomstkaart en Bau Watch-merchandise.

Je zorgt samen met de teamleads dat nieuwe medewerkers goed worden ontvangen en wegwijs worden gemaakt binnen de vestiging.

Je organiseert en faciliteert vestigingsbrede bijeenkomsten en teamactiviteiten, zoals Townhalls en teamuitjes.

Je ondersteunt initiatieven die bijdragen aan verbinding en teamgevoel.

Je verzorgt communicatie rondom praktische kantoorzaken, activiteiten en ontwikkelingen.

Je onderhoudt contacten met collega's van andere vestigingen en met HR/KH en andere relevante afdelingen.

Naast je rol binnen de vestiging ondersteun je onze CTO:

Je ondersteunt bij het plannen, beheren en structureren van de agenda.

Je signaleert proactief knelpunten en conflicterende afspraken.

Je denkt mee over oplossingen en neemt waar mogelijk zelfstandig actie.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de CTO.

Bij Bau Watch werken veel technisch en inhoudelijk gespecialiseerde collega's. Juist daarom is het belangrijk dat iemand aandacht heeft voor de menselijke en sociale kant van de organisatie
.

Jij zorgt ervoor dat collega's elkaar blijven vinden, dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en dat de vestiging niet alleen goed georganiseerd is, maar ook een plek is waar mensen graag werken.

Voor deze functie zijn organisatorische vaardigheden belangrijk, maar minstens zo belangrijk is…