Secretarieel Medewerker

Ben jij een organisatietalent dat graag zaken regelt, overzicht houdt en collega's ontzorgt? Vind je het leuk om veel contacten te hebben binnen een organisatie en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

• Je bent een organisatietalent en zorgt er graag voor dat alles soepel verloopt
• Je bent zelfstandig en houdt gemakkelijk overzicht.
• Je schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en teams.
• Je denkt vooruit en ziet wat er nodig is.

• Je ondersteunt meerdere teams en teamleiders binnen de organisatie.
• Je werkt 24 uur per week in een veelzijdige ondersteunende functie.
• Je krijgt ruimte om zelfstandig zaken te organiseren en mee te denken over hoe het slimmer en beter kan.
• Je zorgt dat afspraken worden nagekomen en houdt actiepunten goed in beeld.

Vandaag staat er een overleg van een werkgroep op de planning. Jij zorgt dat alles goed is voorbereid: de juiste mensen zijn uitgenodigd, de agenda en stukken zijn compleet en de ruimte is geregeld. Tijdens het overleg houd je de actiepunten goed bij en na afloop zorg je dat de afspraken worden uitgewerkt en opgevolgd. Zo houd jij het overzicht van begin tot eind.

Als Secretarieel Medewerker ben jij diegene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent een echte aanpakker: je zegt liever ‘ja’ dan ‘nee’ en gaat vol enthousiasme uitdagingen aan. Of het nu gaat om het organiseren van een overleg, het ondersteunen van een werkgroep of het coördineren van een bijeenkomst: jij zorgt dat het geregeld wordt.

In deze functie ondersteun je verschillende teams en teamleiders van de afdelingen Beleid & Organisatie en Klant & Wijken. Je plant afspraken en vergaderingen en zorgt ervoor dat deelnemers goed voorbereid aan tafel zitten. Ook zit je vaak zelf bij de overleggen om gespreksnotities te maken. Deze werk je nadien uit en je bewaakt de actiepunten. Af en toe kan het zijn dat je de agenda van een teamleider beheert.

Bij organisatiebrede bijeenkomsten wordt jouw hulp en kennis ook gevraagd.

Daarnaast ondersteun je bij het organiseren van teambijeenkomsten. Je regelt bijvoorbeeld een locatie, catering en technische voorzieningen, onderhoudt contact met leveranciers en houdt zicht op de praktische uitvoering en eventuele budgetten. Ook de administratieve ondersteuning hoort bij jouw werk. Je houdt planningen en overzichten bij en helpt bij het opstellen, verzenden en archiveren van correspondentie en documenten in onze systemen. Daarom is het belangrijk dat je digitaal vaardig bent en gemakkelijk werkt met Microsoft Outlook en andere programma’s van MS Office, zoals Word, Excel en PowerPoint.

Je hebt veel contact met collega’s uit de hele organisatie en weet goed te schakelen tussen uiteenlopende vragen en prioriteiten. Je signaleert knelpunten, denkt mee over hoe zaken slimmer kunnen en neemt initiatief. Omdat je voor meerdere teams werkt, is het belangrijk dat je goed kunt organiseren, overzicht houdt en aanvoelt waar ondersteuning op dat moment het hardst nodig is.

Kortom: jij zorgt ervoor dat teams goed voorbereid zijn, afspraken worden nagekomen en praktische zaken soepel verlopen. Jij brengt structuur en overzicht, zodat anderen hun werk goed kunnen doen.

Als Secretarieel Medewerker werk je vanuit het team Strategie & Beleid. Een veelzijdig team met 14 collega’s die zich bezighouden met onder andere strategie, beleid, assetmanagement, programmamanagement en informatiemanagement. Je valt onder teamleider Jack en ondersteunt verschillende teams.

Je staat er natuurlijk niet alleen voor. Je hebt contact met andere secretarieel medewerkers, managementsecretaresses en de directiesecretaresse. Ook buiten je eigen team weten collega’s jou snel te vinden. Juist die afwisseling maakt jouw…