Projectleider Document Management systeem; DMS

Position: Projectleider Document Management systeem (DMS)
Startdatum:  5 oktober 2026

Einddatum:  31 december 2026

Optie op verlenging:  2x 3 maanden

Duur:  Tot en met 31 december 2026

Sluitingsdatum:  15 september 2026

Publicatiedatum:  9 september 2026

Functieoverzicht
Opdracht voor een documentmanagement-professional om een samenhangend fundament voor documentbeheer te ontwerpen dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Doel
Doel:  Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, aansluit op M365 en voldoet aan compliance-eisen.

Scope (in-scope)

IST-analyse en GAPS: huidige situatie, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/One Drive-gebruik, archivering

Definitiekader: begrippen (document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap)

Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap

Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus, enz.)

Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming

Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance

Procedurehandboek: concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen

M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, One Drive, content types, labels, retentie, records management

Implementatie roadmap: quick wins, middellange termijn, prioriteiten- en risicomatrix

Scope (out-of-scope)

Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie

Technische inrichting van systemen

Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)

Trainingen en change management

Te leveren producten

M1: IST-analyse & GAPS  (ca. 10-15 pagina's)

Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/One Drive-inrichting, archivering, governance

Beleid en procedures: bestaand versus ontbrekend

Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)

GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen

M2:
Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie  (ca. 15-25 pagina's)

Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen

Classificatiemodel: niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn

Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap

Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol

M3:
Governance & Eigenaarschapsmodel  (ca. 10-15 pagina's)

Rollen met doel, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

RACI-matrix voor alle documentbeheeractiviteiten

Escalatiemodel en compliance-rapportage

Besluitvormingsmodel

M4:
Beleidskader Documentbeheer  (ca. 15-20 pagina's)

Beleidsregels voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance

Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol

Geschikt voor bestuurlijke vaststelling

M5:
Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap  (samengevoegd; ca. 45-60 pagina's)

Deel A - Procedurehandboek Documentbeheer  (ca. 20-25 pagina's): uitgewerkte procedures voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, wijzigen eigenaarschap, periodieke review; per procedure doel, trigger, stappenplan, rollen, input/output, uitzonderingen.

Deel B - M365 Normenkader & Inrichtingseisen  (ca. 12-18 pagina's): functionele eisen voor SharePoint, Teams, One Drive, metadata, content types, labels,…