Attaché - Coördinatie & Transversale ondersteuning

De functie binnen de organisatie

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streven ze ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis is een actieve, tweetalige administratie met een honderdtal medewerkers, waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en een goede dienstverlening aan de burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis, de Administratie van de GGC bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van institutionele goedkeuringen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten, ...
‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst.
De directie 'Coördinatie & Procedures' bestaat uit een multidisciplinair team, dat is onderverdeeld in vier diensten:
'Coördinatie & Transversale Ondersteuning';
'Human Resources';
'Infrastructuur';
'Procedures & Juridische ondersteuning'.
De belangrijkste taak van deze directie is het verlenen van de nodige administratieve, juridische en functionele ondersteuning aan alle directies van Vivalis. Deze houdt zich eveneens bezig met subsidies voor de financiering van de bouw en renovatie van ziekenhuizen en instellingen voor gezondheidszorg.
De dienst 'Coördinatie & Transversale Ondersteuning' is vooral verantwoordelijk voor:
De administratieve en logistieke ondersteuning van andere directies en diensten, alsmede de ontwikkeling van interne administratieve procedures;
Het gecentraliseerd beheer van contracten en overheidsopdrachten;
De ontwikkeling en harmonisatie van standaarddocumenten, procedures en interne processen;
De methodologie aangaande projectmanagement;
Het archiefbeheer in samenhang met de taxonomie die documenten classificeert en de bewaartermijn ervan.
De attaché zal worden toegewezen aan de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning' van de directie 'Coördinatie & Procedures'. De attaché werkt onder toezicht van de eerste attaché dienstverantwoordelijke van de directie 'Coördinatie & Procedures'.
Functieomschrijving De attaché binnen de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning' zal verantwoordelijk zijn voor:
Het samenwerken binnen de cel Overheidsopdrachten, bijdragen tot de analyse en de opvolging van dossiers, de agenten van de eenheid ondersteunen en de verschillende diensten adviseren;
Het samenwerken binnen de cel PMO deelnemen aan projecten of optreden als projectleider, bijdragen tot de uitvoering van de planning en de jaarlijkse prioriteiten tussen de administratie en Iriscare;
Het deelnamen aan de ontwikkeling van een volledige samenwerking met de andere diensten en directies van Vivalis, zorgen voor de opvolging van de dossiers in het kader van de samenwerkingsprotocollen met de algemene diensten van Iriscare (onze zusterinstelling);
Het opvolgen van correspondentie, dossiers en werkprocedures om documenten en procedures in overeenstemming te brengen met de kwaliteitsnormen;
Het controleren, aanpassen en verbeteren van de kwaliteit van uitgaande documenten door hun inhoud en vorm te controleren;
Het evalueren, aanpassen en verbeteren van communicatie- en werkprocedures.
Als   attaché binnen de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning'   vereist de functie:
Het bijdragen tot de oprichting en de goede werking van zijn dienst, in rechtstreekse lijn met de hiërarchie;
Het adviseren, ondersteunen en informeren van zijn dienstverantwoordelijke en directeur op operationeel niveau met oog voor kwaliteit, om een bijdrage te leveren aan de bevoegdheden die aan de dienst 'Coördinatie en Transversale ondersteuning' gedelegeerd zijn;
Het bijdragen tot de ontwikkeling van de…