Office Koordinator

• Wirtschaftsuniversität Wien
• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
• Teilzeit
• Publizierung bis: 11.11.2026

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und
-lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Teilzeit, 15 Stunden/Woche. Ab 12.01.2027 befristet bis 30.09.2029. Sie organisieren und kommunizieren gerne und möchten die Volkswirtschaft an der WU aus der Nähe kennenlernen? In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden und halten mit Überblick und Hands-on-Mentalität den Betrieb am Laufen.

• Finanzen:
  Sie verwalten Budgets in SAP, erstellen Finanzberichte, bearbeiten Reisekostenabrechnungen, Refundierungen und die gesamte Rechnungsabwicklung Ihrer akademischen Einheit.
• Drittmittel-Projekte:
  Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter
  * innen bei Einreichung, Verwaltung, Finanzberichten und Abrechnung von Drittmittel-Projekten, behalten den Budget-Überblick in SAP und sorgen für fristgerechte, korrekte Dokumentation.
• Sekretariat & Infrastruktur:
  Sie unterstützen Ihre akademische Einheit und das Department Office selbstständig in der Verwaltung, buchen Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen kleinere Bestellungen und stellen sicher, dass Ausstattung und Technik in Büros, sonst. Räumen und Teeküchen funktionieren;
  Störungen melden Sie proaktiv an die Serviceeinheiten. Zudem betreuen Sie Mitarbeiter
  * innen und Gäste, inklusive Hotel- und Restaurantreservierungen. Weiters organisieren gelegentlich kleine Veranstaltungen, etc.
• Datenbanken & Publikationen:
  Sie pflegen die Forschungsdatenbank PURE laufend und erfassen Research Papers sowie Publikationen des Departments zuverlässig und vollständig.
• Front Office:
  Sie unterstützen 1x/Woche das Front-Office-Team, empfangen Studierende, Lektor
  * innen, Gäste und Lieferant
  * innen und arbeiten bei der Department-Verwaltung mit.
• Web & Kommunikation:
  Sie halten die Webseiteninhalte Ihrer akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: TYPO3) und sorgen für klare, zielgruppengerechte Informationen.
• Lehrveranstaltungsadministration:
  Sie verwalten die Verträge externer Lehrender und kommunizieren professionell mit Lehrenden und Studierenden und beantworten Fragen rund um Lehrveranstaltungen.

• Matura, oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung (z.B. kaufm. Kolleg, HAK).
• IT-Kompetenz:
  Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365;
  Kenntnisse in SAP, TYPO3, KI-Tools und Lernplattformen sind von Vorteil.
• Zahlenaffinität:
  Sie arbeiten gerne und detailgenau mit Zahlen (z.B. in Microsoft 365, Excel und SAP) und behalten dabei die größeren Zusammenhänge im Blick.
• Erfahrung:
  
  Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat und in der Verwaltung von Drittmitteln;
  Kenntnisse im Bildungsbereich sind wünschenswert. Eine hohe Bereitschaft zum selbstständigen Lernen wird vorausgesetzt.
• Engagement:
  Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Arbeiten und Anpackmentalität.
• Arbeitsweise:
  Ausgeprägter Teamspirit, Organisationstalent und Gelassenheit auch in intensiveren Phasen.
• Sprache und Kommunikation:
  Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift; professionelle, serviceorientierte Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen.

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche…