Executive Assistant

L’Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie.
La figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno.
Key responsabilities
Facilities Management

Gestione della manutenzione del building
Coordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
Supervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities).
Monitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni.

Fleet & Travel Management

Gestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri).
Monitoraggio costi e reportistica relativa ai veicoli aziendali.
Management delle prenotazioni di hotel e viaggi

IT & Workplace Setup

Gestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni.
Coordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica.
Gestione inventario dispositivi e asset aziendali.

Commercial & Financial Support

Validazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie.
Controllo e gestione dei premi per agenzie/clienti.
Preparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti.

Procurement & Data Management

Gestione e monitoraggio delle RDA
Coordinamento con fornitori per ordini e contratti.
Monitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture.
Supporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI.
Gestione e archiviazione documentale.

Amministrazione del personale

Chiusura cartellini
Consulenza lavoratori con supporto dello studio esterno
Archiviazione dei documenti sensibili
Gestione fase Onboarding
Sicurezza e visite mediche periodiche
Audit e report costi del personale

Required

Skills & Qualifications

Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities.
Inglese C1
Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
Buona conoscenza di Excel e Business Intelligents
Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa.
Capacità di coordinamento con fornitori e diversi dipartimenti aziendali.
Buone capacità comunicative e problem solving.
Conoscenza di strumenti ERP o gestionali aziendali.

Soft Skills

Affidabilità e discrezione.
Approccio proattivo e orientamento alla soluzione.
Capacità di lavorare in autonomia e gestire attività multiple.
Flessibilità e spirito di collaborazione.

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