Secrétaire – assistante ou assistant de la Responsable des soins des blocs opératoires

Secrétaire – assistante ou assistant de la Responsable des soins des blocs opératoires – 80% Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

La Direction des soins incarne l’autorité en matière de soins. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des soins au sein de l'établissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l’ensemble des activités des soins (infirmiers, infirmières et différents corps professionnels de santé). Pour remplir sa mission, elle s’appuie sur trois pôles d'expertises : pratiques professionnelles, interprofessionnalité et transformation dans les soins.

Dans cette fonction, vous assurez le secrétariat de la Responsable des soins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’organisation. Vous veillez à la fluidité des activités administratives et opérationnelles, en gérant l’agenda de manière proactive et la boite mail de manière autonome en étant force de proposition dans le traitement, en préparant les dossiers stratégiques et en garantissant la qualité des communications internes et externes.

Votre rôle permet à la hiérarchie de se concentrer sur les tâches stratégiques, tandis que vous prenez en charge la coordination des aspects pratiques et organisationnels.

Vous êtes responsable de l’organisation et du suivi des réunions de haut niveau, de la rédaction de comptes rendus confidentiels et de la gestion des courriers. Vous assurez également le suivi administratif du cycle de vie des collaborateurs et collaboratrices, en veillant à l’accueil et à l’intégration des collaboratrices et collaborateurs. Votre sens du service et votre rigueur garantissent un accueil téléphonique et physique de qualité, attendu dans un secrétariat de direction.

En tant qu’interface entre la direction et les parties prenantes, vous entretenez des relations régulières avec les cadres, les comités de gestion et les partenaires stratégiques. Vous relayez les informations de manière claire et précise, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide et efficace au sein de la direction.

Vous organisez les déplacements professionnels et participez à l’organisation d’événements internes d’envergure, en coordonnant les acteurs et actrices impliquées et en assurant le respect des budgets. Vous êtes également amené ou amenée à suivre des projets transversaux, à gérer les échéances et à assurer le suivi administratif et financier, notamment par le traitement des notes de frais et la validation des factures.

Enfin, vous garantissez la confidentialité des informations sensibles et stratégiques, en particulier celles liées aux ressources humaines et aux décisions de la direction. Vous savez anticiper et gérer les imprévus avec réactivité, en apportant un soutien fiable et discret dans toutes les situations.

• Vous êtes titulaire d’un diplôme ou d’un CFC employé ou employée de commerce ou une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou titre jugé équivalent
• Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans un secrétariat de direction.
• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.
• Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.
• Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.
• Vous avez un sens relationnel élevé.
• Vous êtes une personne proactive, force de proposition.
• Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.

Le lieu de travail est au sein des blocs opératoires, cela implique de garantir la stérilité de l’environnement, par…