Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée

Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée - 50%

Description de l’entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, consultez notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Description du poste

Rattaché(e) directement à la Responsable des soins (RS), vous assurez l’organisation et la gestion complète du secrétariat des soins de la Division privée (DP) avec un haut niveau d’autonomie, d’efficacité et de fiabilité.

• Gestion de la messagerie, des appels, rendez‑vous de la RS.
• Tenue des agendas, rédaction, classement des documents officiels.
• Préparation des séances, établissement des ordres du jour, suivi des dossiers, rédaction et diffusion des procès‑verbaux.
• Soutien au traitement de l’échéancier, mise à jour des tableaux de suivi (effectifs, budget).
• Organisation logistique des activités, réservation des salles.
• Suivi et saisie des horaires et absences des responsables d’équipes.
• Support administratif au personnel soignant selon délégations.

Vous jouez un rôle essentiel dans la fluidité des échanges entre équipes, partenaires internes et externes, et la Direction de la Division privée, et vous soutenez les projets organisationnels, administratifs et communicationnels.

Qualifications

• Certificat de CFC d’employé(e) de commerce ou formation administrative de niveau brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction, ou formation de secrétariat médical.
• Au moins cinq ans d’expérience réussie dans la gestion complète d’un secrétariat, idéalement auprès d’une direction et dans les soins.
• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit, excellente capacité de rédaction. Connaissance de l’anglais un atout.
• Connaissance des HUG, de leur organisation et de leurs processus.
• Autonomie, prise de décision, anticipation des besoins.
• Compétences en analyse, hiérarchisation des priorités, proposition d’améliorations.
• Maîtrise des outils informatiques (Word – ECDL Advanced exigé – Excel, PowerPoint, Microsoft 365).
• Expérience avec Smart Recruiters, Vision RH ou e‑Process un avantage important.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible.
• Nombre de postes : 1.
• Classe de fonction : 12.
• Contrat : CDD de 12 mois.
• Délai de candidature : 08.01.2026.
• Contact :
  Mme
  
  C. Ventose, responsable des soins de la Division privée, tél. .

Le dossier de candidature doit comporter une lettre de motivation, le curriculum vitae, copies des diplômes et attestations requises pour le poste et les deux derniers certificats de travail.

Cette annonce s’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures provenant de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.