Cheffe ou Chef de secrétariat

Description De L'entreprise

Avec plus de 10'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2024 en cliquant ici.

Vous organisez, gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux des services, tout en respectant les directives départementales et institutionnelles.

Vous organisez et coordonnez l’ensemble des activités des secrétariats de deux services, en conformité avec les directives départementales.

Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats.

Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence départementale au niveau administratif.

Vous mettez en place des processus visant à garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux d’endoscopies et assurez son bon fonctionnement.

Vous rencontrez régulièrement les médecins-chefs et cheffes de services pour les informer des procédures et changements en lien avec le secrétariat de leur service.

Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l’exécution des travaux administratifs, médicaux, de secrétariat et d’accueil de la patientèle.

Vous vous assurez de la bonne gestion de la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient, sans oublier le téléchargement de toute la documentation étlie par les partenaires hors HUG.

Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi.

Vous êtes garant ou garante du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Vous vous assurez de la finalisation de la documentation clinique tout en respectant les délais institutionnels.

Vous élaborez et mettez à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.

Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge ainsi que les correspondances complexes.

Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de secrétaires.

Vous veillez à l’adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous planifiez et animez des séances d’équipe régulières et créez une dynamique d’équipe.

Vous encadrez, motivez et assurer le suivi des secrétaires sous votre responsabilité, effectuez les entretiens d’évaluation et veillez à la formation de l’équipe.

Vous saisissez et gérez les plannings pour l’ensemble des secrétaires du service sous votre responsabilité.

Vous organisez et coordonnez les remplacements des secrétaires en leur absence de la manière la plus optimale et si nécessaire. Au besoin, vous apportez du soutien à l’équipe de secrétaires.

De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution ainsi qu’à la formation des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et des personnes en stage et apprentissage.

Vous assurez un suivi du codage, de la facturation ainsi que de la documentation clinique. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes la personne répondante auprès du service du codage pour toute question concernant cette documentation.

En outre, vous vous chargez des tâches de secrétariat propre à votre service.

• Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.
• Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).
• Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence.
• Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.
• Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour…