Secrétaire de la cheffe du département de médecine

Vous assistez de façon autonome la direction du département de médecine en assurant les tâches administratives et le secrétariat pour le compte de la cheffe du département dans tous les domaines relevant de ses activités et responsabilités avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen complet de dossiers ou de situations particulières.

Vous assistez également de façon autonome le directeur du département académique de médecine interne.

Vous gérez et organisez l'agenda. Vous réceptionnez les appels téléphoniques et assurez l'interface avec la cheffe de département et les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes aux HUG.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la rédaction et la mise en page de divers documents, organisez des réunions, assurez la logistique au besoin, contribuez à la planification et à la saisie de données dans l'outil VRH, etc.

Vous gérez la partie administrative des fonds facultaires et maintenez à jour le site intranet du département.

Vous êtes amenée ou amené à assumer tout mandat délégué par votre hiérarchie ou en cas d'absence de la secrétaire du département.

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce ou d'un titre jugé équivalent et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistante ou d'assistant de direction.

Vous avez une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical et/ou de la santé publique.

Vous disposez d'une parfaite maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint et Standard sur Web) et des logiciels en vigueur aux HUG.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous maîtrisez la langue anglaise et allemande (niveau B2).

Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et avez de l'entregent, êtes intègre, fiable et diplomate.

Vous êtes dynamique, avez de la rigueur et de la méthode, avec un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Vous êtes disposée ou disposé à travailler de manière proactive, autonome et rationnelle.

Vous avez un sens élevé de la discrétion et de la confidentialité.

• 3-5 ans

• Excel
• Power Point
• Rédaction
• Standards du Web