Cheffe ou Chef de secrétariat – à

Cheffe ou Chef de secrétariat – 80% à 100%

Département: Département de médecine

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2025 en cliquantici .

Le poste est rattaché auDépartement de lamédecine . La médecine interneest une spécialité centrée,comme son nom l'indique,vers l'intérieur du corps et des organes. La discipline-mère a donné naissance, au cours des trois dernières décennies, à de multiples disciplines, devenues des spécialités à part entière depuis plusieurs années et ont obtenu le même statut que la médecine interne elle-même.

Le oula spécialiste qui amène les dernières connaissances de sa spécialité auprès despatientes et patients et dans les centres universitaires, est capable de développer des programmes de recherche sophistiqués, soit cliniques, soit de laboratoire, qui permettront d'intégrer ces connaissances à travers la médecine translationnelle à la pratique.

Dans le cadre de la réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine (DMED), vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux. Rattachée ou rattaché hiérarchiquement à la coordinatrice du secrétariat du DMED, vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de deux services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.

Vous planifiez, coordonnez et encadrez l’ensemble des activités de secrétariat médical et d’accueil de la patientèle. Vous mettez en place des processus garantissant la qualité des prestations, l’harmonisation des pratiques professionnelles et la cohérence administrative au sein du département. Vous mettez également en place des processus visant à garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux d’endoscopies et veillez à son bon fonctionnement.

En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe. Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels.

Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous veillez à l’adéquation des ressources avec la charge de travail, gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation etassurez le développement des compétences de l’équipe, tout apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire.

Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes l’interlocutrice ou l’interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage.

En complément, vous prenez en charge les tâches de secrétariat propres à votre service.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.

Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence.

Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques…