Commis ou Commise administrative – étudiant ou étudiante HEG en emploi

Commis ou Commise administrative – étudiant ou étudiante HEG en emploi - 60%

• Temps partiel
• Département:
  Direction des affaires extérieures

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, consultez notre rétrospective 2025.

Le poste est rattaché à la Direction de cabinet et des affaires extérieures, direction transversale, intégrée à la Direction générale. En cohérence avec les axes stratégiques des HUG, la Direction de cabinet et des affaires extérieures contribue à renforcer le rayonnement et la visibilité des HUG. Ses actions visent à coordonner les partenariats institutionnels au niveau cantonal, régional, national et international, renforcer la position des HUG au sein de la Genève internationale, contribuer au programme philanthropique des HUG, soutenir le déploiement des activités humanitaires, coordonner les relations avec les églises, les communautés religieuses et les aumôneries.

Dans le cadre de vos activités, vous travaillez au sein d’une équipe composée de douze collaborateurs et collaboratrices dont les missions couvrent des domaines variés et apportez votre soutien aux cadres. Vos tâches consistent à soutenir les activités administratives de l’Association Vaud – Genève ainsi que celles du secrétariat de la direction.

Vous contribuez à la coordination administrative et organisationnelle de la direction en soutien direct aux cadres. À ce titre, vous participez à l’élaboration du budget, au suivi des comptes et des paiements, ainsi qu’à la gestion courante du secrétariat de l’association Vaud-Genève. En appui de l’assistante de direction, vous veillez à la préparation des réunions, à l’organisation logistique des séances, à la rédaction de correspondances et de procès-verbaux, ainsi qu’au suivi des décisions prises.

Vous apportez également votre soutien à la gestion du courrier, des commandes de fournitures et du matériel nécessaire au bon fonctionnement de la direction. Vous participez à l’organisation de prestations de catering dans le cadre de rencontres, visites ou événements internes. En parallèle, vous assurez la gestion des données SIRH des collaborateurs et collaboratrices rattachés à la direction.

Vous êtes également en appui des tâches liées à la «Commission des affaires humanitaires et de la Coopération internationale», de la saisie et du suivi des donateurs au sein du Costumer Relationship Management. Vous apportez votre soutien dans le processus d’élaboration des conventions ainsi qu’à la rédaction de rapports annuels en lien avec les activités de la direction.

Dans le cadre des missions de la direction de cabinet et des affaires extérieures, vous êtes en relation avec différents acteurs internes, notamment les départements médicaux ainsi qu’avec des partenaires externes.

Vous êtes titulaire d’un certificat de maturité et en formation en alternance auprès de la Haute École de Gestion, ou projetez de vous y inscrire.

Personne flexible et polyvalente, vous faites preuve de rigueur et de précision dans vos activités. Votre sens des priorités et de prises d’initiatives vous permet de travailler de manière autonome.

Vous appréciez le travail en équipe et savez développer des relations harmonieuses avec différents interlocuteurs et interlocutrices grâce à votre diplomatie et votre entregent.

Vous disposez de notions de comptabilité et d’une bonne capacité rédactionnelle.

De bonnes connaissances d’anglais et d’allemand constituent un avantage.

• Entrée en fonction : 01.09.2026
• Nombre de poste : 1
• Taux d'activité : 60%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDD de 2 ans, renouvelable 1 année.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.