AssistantdeDirection; H​/F; AssistantdeDirection; H​/F; CommunicationGenèveCDI

Introduction

Pour notre division Communication & Image
, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F) dont la mission principale sera de soutenir le Responsable du département Perpetual Arts Initiative dans la gestion administrative et le suivi des projets.

• Gérer l'agenda de la direction (planification de réunions, déplacements, rendez-vous)
• Organiser et préparer les réunions, séminaires et événements internes
• Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes internes et rapports
• Assurer le suivi et le classement de la documentation administrative
• Gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les demandes entrantes
• Assurer la liaison entre les différents départements de l'organisation
• Contribuer à la rédaction de contenus de communication (newsletters, présentations institutionnelles)
• Préparer des présentations PowerPoint sur les différentes disciplines artistiques (cinéma, musique, architecture, etc.)
• Participer au suivi administratif et logistique des projets artistiques et culturels
• Préparer et constituer les dossiers de subventions, demandes de financement et partenariats
• Veiller au respect des délais et à la bonne coordination des parties prenantes
• Traiter les notes de frais et suivre les dépenses de la direction
• Mettre à jour et maintenir les bases de données (contacts, partenaires, prestataires)

• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction idéalement dans un environnement international et au sein d’un département Communication
• Un intérêt pour les arts est un atout
• Connaissance et pratique d'un outil CRM
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Powerpoint)
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Rigueur & organisation: vous gérez plusieurs tâches simultanément sans perdre en précision
• Esprit d'équipe: vous collaborez naturellement et contribuez à une dynamique collective positive
• Bonne présentation, excellent relationnel et sens du service
• Réactivité et adaptabilité dans un environnement créatif et dynamique

Nous vous offrons un environnement stimulant, d’excellentes conditions de travail et des prestations sociales de premier ordre.