Assistant de direction , à , CDI - Direction générale

A l'Hospice général, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble à Genève

Fondée en 1535 à Genève, notre institution accompagne les personnes qui, à un moment de leur vie, ont besoin d'un soutien le temps nécessaire pour (re) trouver une autonomie durable. Nous favorisons la réinsertion sociale et professionnelle des personnes à l'aide sociale, nous accueillons et hébergeons les personnes issues de l'asile que nous suivons dans leur parcours d'intégration. Enfin, nous participons à la lutte contre l'isolement des seniors.

Nous sommes plus de 1' 600 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 60 sites sur tout le territoire du canton. Nous accompagnons plus de 40' 000 personnes.

En rejoignant notre institution, vous participerez à la réalisation de notre mission sociale, ancrée dans nos valeurs de collaboration, de respect, d'engagement et de bienveillance.

Dans un contexte où nos équipes évoluent dans des domaines exigeants et en mutation constante, nous mettons un point d'honneur à leur proposer des conditions de travail stimulantes : nous visons la diversité et l'inclusion, nous valorisons l'intelligence collective, incitons aux échanges et à l'innovation et favorisons la prise d'initiative et l'expérimentation.

Au sein du secrétariat de la direction générale, vous apportez un soutien de haut niveau au directeur général adjoint et à la secrétaire générale. Vous facilitez leur quotidien, la circulation de l'information et le suivi des dossiers relevant de leurs périmètres.

Vous contribuez au bon fonctionnement du Conseil d'administration (CA) et du Comité d'audit, soutenez la présidence du CA et assurez l'appui administratif au Service d'audit interne, dans le respect de son indépendance.

Vous organisez également les séminaires et séances institutionnelles. Proactif-ve et fiable, vous anticipez les besoins, suivez les échéances et alertez lorsque la situation le nécessite.

• Assurer le secrétariat du directeur général adjoint et de la secrétaire générale : agendas, correspondance, courrier, factures, notes de frais et suivi administratif courant ;
• Organiser les séances du Conseil d'administration et du Comité d'audit : préparation les dossiers, coordination des participant-es, comptes rendus, signatures, documentation, suivi des décisions et échéances ;
• Assurer le soutien administratif à la présidence du CA, la coordination avec les administrateurs-rices et l'appui administratif au Service d'audit interne ; contribuer, selon les besoins, aux dossiers de gouvernance (commissions, pouvoirs et procurations, organe de révision, notamment) ;
• Organiser les rencontres des cadres, les séminaires de la direction générale et les autres événements institutionnels ; préparer les supports et veiller à la disponibilité et à l'archivage de la documentation ;
• Assurer le lien administratif avec le département de tutelle ainsi qu'avec les autres départements et services de l'État pour les dossiers relevant du périmètre du poste ;
• Anticiper les besoins, identifier les points d'attention, effectuer les relances utiles et alerter ou solliciter une validation lorsque la situation l'exige.

• Maturité complétée par une formation commerciale ou équivalente - Formation d'assistant-e de direction, un atout ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans un secrétariat de direction, idéalement avec une exposition à des instances de gouvernance, comités ou événements institutionnels ;
• Bonne compréhension ou intérêt marqué pour le fonctionnement de l'administration publique cantonale genevoise et de ses institutions ;
• Très bonne aisance rédactionnelle et capacité à produire rapidement des écrits clairs, précis et adaptés aux…