Facility Management Assistant à

En binôme avec votre collègue, vous contribuez au bon fonctionnement de nos installations et de nos services logistiques au quotidien. Véritable point de référence pour les aspects opérationnels du site de Genève, vous veillez à offrir à nos 180+ collaborateurs un environnement de travail agréable, efficace et fonctionnel, tout en contribuant à une expérience de qualité pour nos clients.

• assurer la numérisation et la distribution du courrier entrant, ainsi que la gestion du courrier sortant ;
• gérer l’économat, notamment le suivi et l’organisation des stocks, la commande des fournitures et la réception des livraisons, dans le respect des budgets alloués et avec une attention particulière portée à leur optimisation ;
• veiller à la maintenance courante du bâtiment et de ses équipements, en réalisant les petites réparations et opérations de maintenance ou en coordonnant l’intervention de prestataires externes ;
• superviser la qualité des prestations fournies par l’entreprise en charge de l’entretien des locaux et organiser les interventions ou travaux spécifiques ;
• assurer la coordination avec la régie et être l’un de ses interlocuteurs privilégiés pour toutes les questions relatives au bâtiment et à son fonctionnement ;
• contribuer à la sécurité du bâtiment et à la gestion des accès ;
• veiller au respect des dispositions en matière de santé et de sécurité au travail ;
• contribuer à l’organisation des événements internes, notamment en assurant la préparation et l’aménagement des espaces, les approvisionnements spécifiques et l’accueil ;
• préparer les espaces de travail des nouveaux collaborateurs et coordonner les déménagements internes ;
• assurer la gestion des archives, notamment l’acheminement des dossiers physiques vers les espaces dédiés, l’établissement des listes de destruction annuelle et l’optimisation de l’utilisation et de la sécurité des espaces d’archivage ;
• participer à différents projets liés au bâtiment, à la sécurité, à la logistique ou au développement de services internes destinés aux collaborateurs ;
• contribuer plus largement au bon fonctionnement des services généraux en prenant en charge toute activité relevant de votre périmètre de responsabilité.

Votre formation et expérience

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente.
• Vous disposez d’une première expérience réussie dans le domaine des services généraux, de la gestion d’un site ou de la conciergerie, idéalement dans un environnement exigeant et orienté vers la qualité de service.
• Une expérience en gestion de projets constitue un atout.

Vos compétences

• Vous maîtrisez les outils Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Outlook.
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez de bonnes capacités en matière de suivi budgétaire, de comparaison et de négociation des prix ainsi que de contrôle des coûts.
• Vous êtes à l’aise avec les aspects techniques et pratiques liés à l’entretien et à la maintenance d’un bâtiment.
• Vous êtes de nature pragmatique, autonome et « bricoleur-euse », et savez identifier une problématique, en évaluer la nature et, lorsque cela est possible, y apporter une solution.
• Vous maîtrisez parfaitement le français, à l’oral comme à l’écrit (langue maternelle ou niveau C1 minimum), et disposez d’un bon niveau d’anglais, à l’oral comme à l’écrit (B2 minimum).

Vos qualités personnelles

• Vous avez un sens développé du service et êtes naturellement disponible et orienté-e vers les besoins de vos interlocuteurs.
• Vous êtes organisé-e, rigoureux-euse et précis-e, avec le souci du…