Events Coordinator Intern

VOS MISSIONS

Le/La Stagiaire Coordinateur(trice) d'Événements aura pour mission d'assister l'équipe événementielle dans l'organisation et la mise en œuvre de nos événements internes et externes. Il/Elle contribuera activement à toutes les étapes du cycle de vie des projets événementiels, de la conception à la post-production, en veillant à la bonne exécution et au respect des objectifs fixés.

• Support à la planification et à la logistique :
  • Participer à la recherche et à la sélection de prestataires (lieux, traiteurs, équipements techniques, animations, etc.).
  • Assister à la négociation des devis et au suivi des contrats avec les fournisseurs.
  • Contribuer à l'élaboration des plannings détaillés et des rétroplannings des événements.
  • Gérer les aspects logistiques : gestion des invitations, listes d'invités, accréditations, transport, hébergement si nécessaire.
  • Préparer les supports événementiels (badges, signalétique, documents de présentation, goodies).
  • Contacts avec les clients
• Communication et promotion :
  • Coordination avec le département communication et participer à la mise à jour des outils de communication interne et externe liés aux événements.
  • Assurer le suivi des inscriptions et des confirmations de présence (dépendant des événements).
• Coordination le jour J :
  • Apporter un soutien opérationnel sur site lors des événements (accueil des participants, gestion des prestataires, coordination des équipes internes), dépendant des événements,
  • Veiller au bon déroulement de l'événement et à la résolution rapide des imprévus.
• Suivi et évaluation post-événement :
  • Participer à la collecte des retours d'expérience et à la réalisation de bilans post-événement.
  • Aider à la compilation des données et à la création de rapports d'analyse.
  • Contribuer à l'archivage des documents et des ressources événe mentielles.
• Gestion administrative :
  • Assister dans le suivi budgétaire des événements (suivi des dépenses, classement des factures).
  • Mettre à jour les bases de données contacts et prestataires.

• Étudiant(e) en Marketing en école de commerce, communication, événementiel, ou équivalent universitaire.
• Une première expérience (stage, association) dans l'organisation d'événements serait un plus.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais.
• La connaissance d'outils de gestion de projet ou de communication serait appréciée.