Project Assistant - Gent

VINCI Facilities draagt zorg voor gebouwen, eindgebruikers en het milieu. Als onderdeel van de groep VINCI Energies, is VINCI Facilities een belangrijke speler op het gebied van Facility Management en Multi Technisch beheer.
VINCI Facilities biedt een volledige waaier aan onderhoudsdiensten aan, met inbegrip van het beheer en de exploitatie, systematische en voorwaardelijke correctief- en preventief, onderhoud. Daarnaast biedt VINCI Facilities ondersteuning op lange termijn met facilitaire oplossingen op maat. Dankzij onze jarenlange ervaring bij onze klanten, hebben we ook een team van interieurarchitecten om kantoren in te richten volgens de New Way of Working.

VINCI Facilities op zoek naar een :
Project Assistant!
Hou jij ervan om administratieve ondersteuning te bieden zodat je collega's op het terrein kunnen zorgen voor de service die onze klanten verdienen? Dan is de functie van Project Assistant je op het lijf geschreven!
Als Project Assistant ben je verantwoordelijk voor een goede administratieve opvolging van de bestellingen en offertes, alsook voor het ondersteunen van de Contract Managers.
Up-to-date houden FMIS (Financial Management Information System) van de klant en/of SharePoint voor de klant.
Beheren van de shared mailbox van de sector en tijdig opvolgen van inkomende communicatie.
Verifiëren van urenregistratie (Fiori vs FMIS VINCI Facilities).
Opvragen van commitments, prijsaanvragen en rapporten van leveranciers.
Ondersteunen bij de opmaak van offertes (spin-off projecten).
Bijhouden en actualiseren van de status van offertes in FMIS VINCI Facilities.
Coördineren en opvolgen van toolbox meetings, site-inspecties en time-outs.
Beheren van leveringen, goods receipts en zorgen voor orde en netheid in het magazijn/bureau.
Verantwoordelijk voor het uitleenbeheer van gereedschap binnen de sector.
Organiseren van teambuildingactiviteiten per semester.
Ondersteuning bieden aan de BU Assistant in administratieve en organisatorische taken.

Jij bent de ideale Project Assistant als je…:
Reeds een 1e ervaring hebt opgedaan waarbij je in contact stond met klanten of verantwoordelijk was voor de backoffice. Daarbovenop heb je affiniteit met de technische/HVAC wereld.
Vlot kan werken met PC en Office. Kennis van SAP is mooi meegenomen.
Bekend staat voor je nauwkeurigheid en klantgerichtheid. Iemand met oog voor detail en ten dienste van de klant, dat is wat we zoeken.
Gedreven bent. Jij gaat tot het uiterste om de klant tevreden te stellen!
Werk ziet liggen. Jij staat bekend als iemand die initiatief neemt en proactief te werk gaat.

Kies je voor VINCI Facilities, dan kan je rekenen :
Op een boeiende functie binnen een stabiele en internationale onderneming.
Op aangename collega's en verantwoordelijken, die bereikbaar en behulpzaam zijn.
Een omgeving waar we een goede work-life balance voorop zetten.
We bieden je een persoonlijk groeitraject met verschillende opleidings- en groeimogelijkheden waardoor je kan uitblinken in jouw talenten.
Uiteraard bieden we aantrekkelijke loonsvoorwaarden en een uitgebreid pakket extralegale voordelen:
Smartphone + abonnement
Laptop
Verlof: 32 dagen/jaar (12 extra ADV + 20 vakantiedagen)
Groepsverzekering
Hospitalisatieverzekering
Verplaatsingsvergoeding
CAO 90 (collectieve bonus in februari)
Kortingen bij onze partners
Opleiding en groeimogelijkheden
...
VINCI Facilities streeft naar een weerspiegeling van de Belgische, diverse samenleving. We moedigen iedereen aan om te solliciteren (ongeacht origine, huidskleur, leeftijd, geslacht, etc.)!

Administratie, Back Office, Communicatie, Airconditioning, Management, Sharepoint, SOP, SAP