Secretaresse Raad van Bestuur en Directie

Secretaresse Raad van Bestuur en Directie

Onze Sterkhouders zetten zich in voor kinderen, jongeren, vrouwen en gezinnen met problemen en vragen op het gebied van opvoeding, ontwikkeling en veiligheid. Als secretaresse Raad van Bestuur en directie ben je van groot belang voor het optimaal kunnen functioneren van de bestuurder en de twee directeuren. Je biedt in de breedste zin van het woord secretariële en organisatorische ondersteuning. Vanuit de verantwoordelijkheid die de bestuurder heeft ben je ook ondersteunend aan de Raad van Toezicht.

Jij bent proactief en ondersteunend. Je ziet wat er nodig is en je bent in staat om vanuit het begrip van de verantwoordelijkheid van bestuur en directie op een zelfstandige manier prioriteiten te stellen en relaties correct te woord te staan.

Je kent de agenda’s van de bestuurder en de directieleden en organiseert deze agenda’s dusdanig dat het mogelijk is om effectief en efficiënt te kunnen werken. Je bereidt vergaderstukken voor en wordt uitgenodigd om dit met begrip van het belang van de overleggen te doen. De voorbereiding van het Managementoverleg (managementteam) en directieoverleg is een belangrijke kern. Daarnaast maak je incidenteel verslagen van diverse overleggen van het bestuur en de directie Je verzorgt zelfstandig correspondentie in relatie tot inkomende en uitgaande stukken.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten, zoals brancheverenigingen, zorgorganisaties of gemeentes. Je stelt je professioneel en correct op waarbij je makkelijk kunt schakelen tussen verschillende niveaus. Je bent consciëntieus en weet gevoeligheden te herkennen en er mee om te gaan.

Vanuit jouw positie binnen de organisatie ben jij op de hoogte van alle lopende thema’s en gevoelige onderwerpen. Je weet hier integer mee om te gaan. Onvoorwaardelijke betrouwbaarheid is een belangrijke voorwaarde. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris ten behoeve van de vergaderingen van de Raad van Toezicht, het managementoverleg en het directieoverleg.

Sterk Huis gunt iedereen de beste kansen op een goede toekomst voor iedereen die hulp nodig heeft, daar zetten we ons koste wat kost voor in. We zijn een tegendraadse, soms wat rebelse organisatie met een stevige visie. We geloven in kennis en ervaring. Onze Steeds Sterker Academie biedt ondersteuning om continu te blijven leren, ontwikkelen en innoveren. Sterk Huis is een platte organisatie met sterke teams.

Je krijgt veel verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld door inhoudelijk bij te dragen aan onze missie om te innoveren in het sociale domein. Als echte Sterk Houder pak je natuurlijk je kans om je verder te ontwikkelen.

De dag begint met het doornemen van zowel je eigen e-mail als de e-mail van de bestuurder en de directeuren. Je rondt direct een aantal mailtjes af en pakt de acties op of zet deze uit.

Iedere week heb je werkoverleg met de bestuurder, de directeuren en de bestuurssecretaris. Je spreekt onder andere over specifieke vergaderverzoeken, uitnodigingen voor symposia of andere evenementen en de dagdagelijkse zaken. Daarnaast worden thema’s besproken voor de komende interne overleggen. Er wordt ook besproken hoe een aantal brieven/reacties door jou voorbereid kunnen worden, op basis van een aantal hoofdlijnen.

Gisteren heb jij tijdens het managementoverleg genotuleerd. Je werkt vandaag de verslagen verder uit, stelt de actielijst op en deelt de verslaglegging met collega’s.

Voor de Raad van Toezicht verzorg jij in afstemming met de bestuurssecretaris de vergaderingen. Je maakt de agenda op, zorgt voor definitieve documenten en een tijdige en correctie distributie van de agenda en bijbehorende stukken. Je ontvangt het bezoek voor de bestuurder op een professionele manier. Als het passend is verzorg je de koffie en thee. Je draagt soms zorg voor regelen van een lunch of een bijzondere bijeenkomst.

Einde van de middag staat een teamsoverleg gepland met secretaresses van andere zorgorganisaties met wie we veel samenwerken. Spoed overleggen binnen en buiten kantoortijden moeten regelmatig gepland worden. Er dient een spoedoverleg gepland te worden met de bestuurders van 4 organisaties. Via teams…