Personal Assistant​/Office Manager

Als Personal Assistant ben je de rechterhand van Martin (directeur) en Alexander (asset manager). Tegelijk ben je als Office Manager het aanspreekpunt voor het hele kantoor, waarbij je taken overneemt van Karin (finance). Het is een splinternieuwe functie, dus je krijgt alle ruimte om de rol zelf vorm te geven vanuit de ervaring die je hier mee hebt. Je geeft ondersteuning, brengt structuur aan, ziet welke taken nog toegewezen moeten worden en kijkt waar helpende handen nodig zijn.

Martin is naast directeur van de vastgoedtak en 2 IT bedrijven ook bestuurslid van ondernemersverenigingen en aandeelhouder van 2 IT-gerelateerde bedrijven. Hij heeft altijd zelfstandig gewerkt maar heeft nu behoefte aan ondersteuning. Als PA krijg je de ruimte om zelf aan te geven welke taken je uit handen zou kunnen nemen. Je zorgt in ieder geval voor:

• Het beheren en bewaken van de agenda;
• De voorbereiding van afspraken (wat zijn de agenda- en actiepunten, zijn de vorige notulen en ingezonden stukken ontvangen en doorgelezen?);
• Het doornemen van zijn mailbox en met hem afstemmen welke mails je kunt oppakken en beantwoorden;
• Het schakelen met de conciërgeservice voor zakenreizen, hotels, relatiegeschenken e.d.;

Alexander is asset manager bij Klop Beheer en voert daarnaast ook opdrachten uit voor andere bedrijven. Ook voor Alexander krijg je als PA de ruimte om aan te geven waar je mogelijkheden tot ondersteuning ziet. Je zorgt in ieder geval voor:

• Het beheren van de agenda;
• Het bijwonen van (interne) afspraken om korte gespreksverslagen en actiepunten te maken;
• Het inzichtelijk houden van de openstaande actiepunten;
• Het monitoren van communicatie met de diverse partijen m.b.t. overeenkomsten met diverse partijen (Gemeente, aannemers, adviseurs e.d.);

Karin draagt graag haar taken over die bij het office management hoort. Als Office Manager ben je de spil van het team en het visitekaatje van het bedrijf. Zo ben je het eerste aanspreekpunt aan de telefoon, ontvang je bezoek, monitor je de algemene mailbox, regel je de inkoop van de boodschappen en kantoorbenodigdheden en weet je wanneer de collega's jarig zijn.

Daarnaast beheer je de contracten met, en ben je het aanspreekpunt voor, de schoonmaakbedrijven van de vastgoedtak. Komt er een evenement voor bouwpartners, relaties of collega's, dan pak jij de organisatie op.

• Je hebt meerdere jaren ervaring als personal assistant, management assistant of office manager
• Je werkt en denkt op hbo-niveau
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en ziet zelf wat er moet gebeuren
• Je brengt structuur aan en werkt nauwkeurig en stipt
• Je schakelt makkelijk tussen de verschillende karakters
• Je durft vriendelijk maar duidelijk nee te zeggen om iemands agenda te bewaken
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, Engels is mooi meegenomen
• Affiniteit met financiële administratie is mooi meegenomen, maar geen vereiste
• Je vindt het prettig om op kantoor te werken en midden in het team te staan
• Je wilt graag ergens werken waar je echt onderdeel van kunt zijn

Klop Beheer is een familiebedrijf dat commercieel vastgoed in Gorinchem, Dordrecht en Rotterdam in eigendom en beheer heeft. Daarmee zijn de lijntjes kort als het gaat om contacten met huurders, dienstverleners, leveranciers en (onder) aannemers. Duurzaamheid staat hoog in het vaandel, zodoende is er de afgelopen 10 jaar veel geïnvesteerd in grondige verbouwingen en verbeteringen van de panden.

Op kantoor naast het station in Gorinchem kom je in een hecht klein team waarbij de sfeer persoonlijk, gemoedelijk, gezellig en laagdrempelig is. Gemiddeld zijn er tussen de 4 tot 6 collega's op kantoor aanwezig waarbij de collega's van technisch beheer regelmatig in en uit lopen. De dagelijkse gezamenlijke lunch wordt extra gezellig gemaakt rond de feestdagen en met verjaardagen wordt er tijd gemaakt om een gebakje te eten.

Waar Martin goed is in orde, structuur en secuur werken en de tijd neemt om beslissingen te nemen en kennis te delen, is Alexander een tikte chaotisch, schakelt hij als een kameleon tussen de verschillende type gesprekspartners en heeft een vlotte babbel. Karin heeft van beide karakters wat, geordend en gestructureerd, maar ook het snelle schakelen en een vrolijke, vlotte babbel.

Zij is degene die je inwerkt, waar je in de basis aan rapporteert, de verbindende factor en ze kijkt uit naar een maatje om mee te sparren en taken mee te…