Administrative Assistant

Descripción de Puesto – Iglesia River Oaks
Título del Puesto: Asistente Administrativo(a)
Reporta a: Director(a) de Ministerios (DOM) o Pastor Principal (hasta que se contrate al DOM)
Estatus FLSA: Tiempo completo, no exento Ubicación: Iglesia River Oaks – Goshen, IN Fecha de Actualización: 29/06/2025

El/la Asistente Administrativo(a) asegura que las operaciones diarias de la Iglesia River Oaks se realicen de manera fluida, eficiente y acogedora. Este rol gestiona funciones esenciales de oficina, brinda apoyo al personal y líderes ministeriales, coordina el uso de las instalaciones, procesa tareas financieras rutinarias y mantiene las bases de datos y calendarios de la iglesia. El/la Asistente Administrativo(a) ayuda a crear un ambiente organizado y hospitalario donde el personal, los voluntarios y los visitantes experimentan excelencia en cada interacción.

• Gestión de Oficina y Apoyo Administrativo
• Contestar llamadas, recibir a los visitantes y responder profesionalmente a sus consultas.
• Distribuir el correo, mantener sistemas de archivo organizados y administrar suministros y equipos de oficina.
• Realizar el mantenimiento de impresoras, gestionar contraseñas de cuentas y brindar apoyo administrativo general al personal.
• Mantener la recepción y el vestíbulo acogedores, limpios y organizados.
• Asistencia en Procesos Financieros
• Trabajar con el contador para depósitos de cheques, caja chica, solicitudes de cheques y pagos con tarjetas de crédito.
• Recolectar recibos, procesar pagos de benevolencia, asegurar que los proveedores entreguen la documentación requerida (como formularios W-9) y ayudar con tareas financieras de fin de mes.
• Mantener registros financieros precisos, preparar informes rutinarios y apoyar a los diáconos en asuntos financieros.
• Coordinación de Uso del Edificio e Instalaciones
• Programar salas e instalaciones para bodas, funerales, eventos ministeriales y grupos externos.
• Mantener actualizada la seguridad del edificio mediante la gestión de llaves y códigos de alarma.
• Actualizar políticas y procedimientos del edificio en colaboración con los diáconos.
• Coordinar el calendario de la iglesia con el personal para asegurar que los eventos y actividades estén bien organizados.
• Apoyo en Recursos Humanos y Personal
• Ayudar en la incorporación y salida de personal: crear cuentas de correo electrónico, configurar permisos en sistemas de la iglesia (como CCB y Asana), ordenar tarjetas de crédito y capacitar al nuevo personal en los sistemas de oficina.
• Mantener actualizados los registros del personal y ayudar con la documentación y cumplimiento de tareas de recursos humanos.
• Gestión de Bases de Datos y Sistemas
• Administrar la base de datos de la iglesia (CCB) actualizando perfiles, solucionando problemas de acceso, archivando formularios y grupos obsoletos, y manteniendo la información de participantes actualizada.
• Crear y actualizar formularios en línea, registrar la asistencia semanal de los domingos, aprobar solicitudes de eventos y salas, y actualizar códigos de cuentas en CCB.
• Apoyo en Proyectos y Eventos
• Ayudar en la planificación y coordinación de eventos de la iglesia (como noches de adoración, Fall Fest y reuniones de liderazgo).
• Apoyar a los líderes ministeriales organizando detalles de proyectos especiales.
• Configurar, actualizar y organizar proyectos en Asana según sea necesario.
• Apoyo General y Comunicación
• Brindar ayuda administrativa a los ancianos, diáconos y líderes ministeriales.
• Ayudar a comunicar y coordinar con ministerios asociados, como The Journey School, cuando sea necesario.

• Compromiso con la misión y los valores de la Iglesia River Oaks.
• Experiencia previa en administración de oficina o en un rol similar, preferentemente en una iglesia o organización sin fines de lucro.
• Excelentes habilidades de comunicación, organización y relaciones interpersonales.
• Alto nivel de integridad y habilidad para manejar información confidencial de manera responsable.
• Familiaridad con software de oficina y sistemas de gestión de iglesias (CCB, Asana, Quick Books u otros similares, preferido).
• Atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas en plazos ajustados.
• Bilingüe (inglés/español) preferido, pero no obligatorio.

• Actitud amistosa, profesional y acogedora.
• Persona humilde, enseñable y flexible como parte del equipo.
• Compromiso con la unidad en una iglesia bilingüe y multigeneracional.
• Responsable, motivado(a) y con disposición para servir.

• Puesto de tiempo completo con disponibilidad durante el horario de oficina entre semana.
• Disponibilidad ocasional en noches o fines de semana para apoyar eventos o reuniones de la iglesia.
• Representar siempre a la Iglesia River Oaks con excelencia, hospitalidad y profesionalismo.