Directiesecretaresse

Ben jij als directiesecretaresse een organisatietalent dat moeiteloos overzicht bewaart in een dynamische omgeving? Krijg jij energie van plannen, coördineren en het ondersteunen van een directie op hoog niveau? En ben je daarnaast communicatief sterk, nauwkeurig en in staat om zelfstandig prioriteiten te stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Directiesecretaresse vervul je een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen onze organisatie. Je ondersteunt de directie op organisatorisch, administratief en communicatief vlak en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen. Je bent iemand die vooruitdenkt, kansen en knelpunten signaleert en zaken zelfstandig oppakt. Dankzij jouw overzicht, structuur en daadkracht kunnen collega's, management en directie rekenen op een professionele ondersteuning.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, bewaakt de voortgang van afspraken en weet precies wat er speelt binnen de organisatie. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en ben je een betrouwbare gesprekspartner voor zowel interne als externe contacten.

Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van uiteenlopende processen. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, informatie op de juiste plek terechtkomt en de directie optimaal wordt ondersteund bij haar dagelijkse werkzaamheden.

Een belangrijk onderdeel van je functie is het beheren van agenda's en het organiseren van vergaderingen. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, stelt agenda's op, verzamelt relevante stukken en zorgt voor een correcte verslaglegging. Vervolgens bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de interne en externe communicatie. Je stelt zakelijke correspondentie op, onderhoudt contacten met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat informatie helder, professioneel en tijdig wordt gedeeld.

Ook ondersteun je diverse bedrijfsprocessen. Je bent betrokken bij facilitaire vraagstukken, ondersteunt HR-activiteiten, stemt af met de financiële administratie en levert een bijdrage aan projecten en organisatiebrede initiatieven.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en verwerken van inkomende en uitgaande e-mail;
• Beheren, plannen en bewaken van agenda's;
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen;
• Opstellen en versturen van agenda's, vergaderstukken en actielijsten;
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van besluiten en actiepunten;
• Opstellen van brieven, e-mails en andere zakelijke correspondentie;
• Bewaken van deadlines, voortgang en prioriteiten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor externe relaties;
• Coördineren van interne en externe communicatie;
• Ondersteunen bij projectmanagement en organisatiebrede projecten;
• Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en klantontvangsten;
• Coördineren van zakelijke reizen en afspraken;
• Afhandelen van facilitaire zaken rondom bedrijfsgebouwen;
• Uitzoeken en afhandelen van vragen met betrekking tot facturen;
• Onderhouden van contact met de financiële administratie bij afwijkingen of vragen;
• Ondersteunen van HR-activiteiten, waaronder onboarding;
• Zorgvuldig beheren van vertrouwelijke informatie, documenten en dossiers.

Wij zijn een specialistisch groenbedrijf dat sinds de 17e eeuw is geworteld in Noord Nederland. Met ruim 140 medewerkers werken wij vanuit onze vestigingen in Groningen en Burgum.

We hebben ons gespecialiseerd in: aanleg en onderhoud van groendaken en retentiedaken, terreininrichting, ecologisch advies, aanleg en beheer, boomverzorging, natuurinclusief ontwerp, ontwerp en aanleg van tuinen en onderhoudsmanagement voor binnen- en buitengroen voor bedrijven en…