Programmasecretaris

Functieomschrijving

Word jij de spil achter de schermen van een groot vernieuwingsprogramma en zorg jij dat alles soepel draait? Voor een opdrachtgever zoeken wij 2 Programmasecretarissen. 36 uur p/w, hybride (kantoorlocatie in Noord-Holland), max. €99,75/u. Bij voldoende geschikte kandidaten sluit de aanvraag.

De opdrachtgever is een grote organisatie binnen het domein infrastructuur en mobiliteit.

De Programmasecretaris (PS) opereert organisatorisch tussen de manager programmabeheersing en de programmamanager. Je wordt aangestuurd door de programmamanager en fungeert als centrale ondersteuningsschakel binnen het programmateam. Teamleden kloppen bij je aan voor informatie, advies en organisatie, wat ook praktische zaken kan omvatten (bijv. het organiseren van een teambijeenkomst).

• Aansturen van ondersteunende rollen (bijv. documentalist, projectondersteuners of beheersingsteam voor een deelproject)
• Gevraagd en ongevraagd advies; kritische en onafhankelijke sparringpartner voor projectmanager en manager programmabeheersing; “spin in het web”
• Aanwezig zijn bij belangrijke overleggen, proactief opvolgen van signalen; agenda bepalen en bewaken dat deze behandeld wordt
• Regie voeren over agenda’s van overleggen (niet alleen inventariseren)
• Ontzorgen van rolhouders binnen het projectteam door proactief administratieve/secretariële taken op te pakken (signalen oppakken, acties initiëren, zaken regelen)
• Zelfstandig oppakken van onderwerpen zoals onboarding-onderdelen (bijv. informatiebeveiliging), voorbereiding van bestuurlijke overleggen en beantwoording van vragen vanuit hoger management
• Raakvlakken signaleren en beheersen; verbanden leggen en acties najagen
• Ondersteunen bij het beheerst doorlopen van beslismomenten en kwaliteitstoetsen
• Bijdragen aan een proactieve veiligheidscultuur (bijv. coördinatie PBM voor bezoekers, veiligheid agenderen, aanspreken op onveilig gedrag) en fungeren als contactpersoon/ondersteuner bij controles, toetsen en dashboards (documenten verzamelen/afstemmen)
• Coördinatie/begeleiding bij migraties of verbetertrajecten binnen projectondersteuning en documentbeheer
• “Linking pin” voor vragen vanuit de organisatie
• Inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met verschillende belangen)
• Compact notuleren met de juiste essentie (programmateam én bestuurlijke/ambtelijke overleggen)
• Opstellen van agenda’s en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Vooruitkijken met projectmanager/manager beheersing: welke overleggen zijn nodig, overlap signaleren en bespreekbaar maken
• Opstellen en up-to-date houden van programma-brede overzichten, inclusief proactieve verbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten/evenementen voor het team
• Documenten opnemen in het documentmanagementsysteem (bijv. SharePoint-omgeving)

• Afgeronde HBO/WO opleiding of vergelijkbaar
• Minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie
• Ervaring met Windows/MS Office voor secretariële werkzaamheden
• Uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift
• Fysiek aanwezig kunnen zijn op locatie op de projectdag(en) (zoals beschreven bij locatie/werkwijze)

• Mate waarin kandidaat beschikt over vaardigheden zoals notuleren, plannen, organiseren en agendabeheer
• Relevante opleiding(en) en/of cursus(sen) op HBO-niveau
• Aantoonbare affiniteit met projectmanagement / projectbeheersing (werk of opleiding/cursus/training)
• Ervaring binnen de publieke sector / werken in IPM-achtige teams
• Mate waarin kandidaat aantoonbaar nauwkeurig, initiatiefrijk en resultaatgericht is (met concrete voorbeelden in aanvraag/motivatie en/of gesprek)

Je ondersteunt één of meerdere projecten binnen de regio Noord-Holland. Primaire taken: verslaglegging, plannen van overleggen, (administratieve) ondersteuning en organisatie van bijeenkomsten.

Je werkt voor één of meer clusters binnen een vernieuwingsprogramma en een aanvullend infrastructureel project. Het vernieuwingsprogramma omvat meerdere projecten rondom vernieuwing van assets zoals bruggen, tunnels, sluizen en andere infrastructuur. Je werkt in principe voor één cluster/project, maar binnen een groep projectondersteuners. Flexibele inzetbaarheid gewenst, kennis/ervaring gedeeld. Hybride werken.

Ja

Proactief, resultaatgericht, aanspreekbaar (en anderen aanspreken), zelfstandig kunnen optreden, kansen zien en benutten, snel schakelen tussen onderwerpen, flexibel, goed prioriteren, klantvriendelijk met balans tussen dienstverlenend en assertief. Uitstekende beheersing van Nederlands (spraak/geschrift). Goed kunnen werken met MS Office (Word/Excel/PowerPoint). Teamspeler.