Management assistent Hogeschool Inholland (onderwijs

Voor de faculteit GEW (Gezondheid en Welzijn) zoeken we twee (of
1) gedreven collega's die het overzicht bewaren én samen het managementteam ondersteunen. In een hecht en enthousiast team ben jij de regisseur achter de schermen: jij zorgt dat agenda's kloppen, afspraken nagekomen worden en processen op rolletjes lopen. Klinkt als jouw ideale werkdag? Lees snel verder!

• Uurloon op basis ervaring
• 100% OV-reiskostenvergoeding
• Tijdelijke functie
• Hogeschool Inholland staat goed op je CV
• Haarlem (veel onderweg)

Ben je enthousiast over de functie en zie jij jezelf in deze rol? We baseren de eerste selectie op onderstaande criteria. Zorg dat deze punten duidelijk naar voren komen in je motivatiebrief en CV.

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld secretarieel of Officemanagement.
• Je hebt ruime werkervaring (2 jaar) als managementassistent.
• Je bent zeer nauwkeurig en gestructureerd en je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je kan goed overweg met systemen zoals HR2day en Proactis en met Microsoft Office programma's (Teams, Excel, Word, etc.).
• Je bent communicatief sterk en je bent gericht op een goede samenwerking.
• Je kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent proactief en je hebt uitstekende schriftelijke - en mondelinge vaardigheden.

Jouw rol als Inholland Professional (Wat ga je precies doen als nieuwe collega)

• Jij verzorgt het agendabeheer van de manager.
• Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning.
• Je bereidt (management) overleggen voor en zorgt voor de vastlegging daarvan.
• Je biedt ondersteuning bij besluitvorming en bewaakt de voortgang van de afspraken.
• Je ondersteunt bij HR gerelateerde taken, zoals mutaties in HR2day.
• Je verzorgt bestellingen en je ondersteunt bij financiële taken, zoals de invoer van offertes in Proactis.
• Je onderhoudt contacten met zowel interne- als externe relaties.
• Je coördineert management gebonden processen.

Je maakt deel uit van het ondersteuningsteam van vijf managementassistenten en met elkaar ondersteun je het management binnen de faculteit GEW. Het managementteam van de faculteit bestaat uit een directeur, vijf managers onderwijs en één manager onderzoek kenniscentrum. We zijn op zoek naar twee nieuwe collega’s om het ondersteuningsteam compleet te maken. We werken met vaste aanspreekpunten voor de managers en directeur en een back-up, kortom het MT heeft meerdere aanspreekpunten om te borgen dat er altijd ondersteuning is.

Vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid maak je afspraken binnen het team over aanspreekpunten, portefeuilles, werkdagen en werkprocessen. Zo zorgen jullie met elkaar dat iedere werkdag er een optimale ondersteuning is voor het MT van de faculteit.