Office Manager

Amsterdam Brain Center is op zoek naar een Office manager.

Functie titel

Office Manager / Administratief/facilitair Coördinator
(1 positie beschikbaar)

Doel van de functie

De office manager is de spil in het web van Amsterdam Brain Center en zorgt dat het kantoor soepel en efficiënt draait. Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve, organisatorische en facilitaire taken en bewaakt dat alles op rolletjes loopt.

Je ontvangt cliënten, klanten en leveranciers, beheert de telefoon, mailbox en agenda van het behandelteam, en coördineert afspraken en praktische zaken. Daarnaast creëer je structuur en overzicht in het kantoor, signaleer je verbeterpunten in processen, ondersteun je collega’s bij hun werkzaamheden en draag je actief bij aan een warme en professionele werksfeer waarin humor op de juiste manier wordt ingezet.

Kortom: jij zorgt dat het kantoor functioneert als een goed geoliede machine en dat iedereen zich ondersteund voelt.

Plaats in de organisatie

Zelfstandige functie binnen klein kantoor Amsterdam Brain Center; je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor

Aantal collega’s/rapportagelijnen

Werkt nauw samen met behandelaars en assistenten, externe leveranciers en klanten

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden Ontvangen van cliënten en bezoekers op een gastvrije manier Beheren van telefoon, mailbox en agendabeheer van het behandelteam Coördineren van afspraken met cliënten, interne en externe partijen Zorgdragen voor facilitaire zaken in het pand (zoals kantoorbenodigdheden, kleine onderhoudsklussen, schoonmaakplanning) Ondersteunen van het team bij organisatorische en administratieve taken en signaleren van verbeterpunten Gewenste kennis, vaardigheden en competenties Opleidingsniveau/ certificaten

MBO+/HBO richting management, office management of secretariaat

Belangrijke kennis of ervaring

Ervaring met agendabeheer, klantcontact en kantoororganisatie; affiniteit met zorg/paramedische omgeving is een pré

Competenties (bijv. klantgericht, nauwkeurig)

Structureel, zorgzaam, zelfstandig, overzicht houdend, humorvol en in staat een fijne sfeer te creëren zonder “too much” te zijn

Fysieke en / of bijzondere werkomstandigheden Werktijden/ploegen

Overdag op locatie in Haarlem; reguliere kantoortijden, flexibiliteit bij bijzondere evenementen of behandelingsweken

Belastbaarheid/tillen/buitenwerk

Lichte fysieke taken mogelijk (bijv. kleine facilitaire klussen, kantoorbenodigdheden verplaatsen)

Certificaten zoals VCA, rijbewijs

Geen VCA vereist; rijbewijs B kan handig zijn voor incidenteel vervoer van materialen.

Arbeidsvoorwaarden Uren per week:
Fulltime (32–40 uur) of parttime met mogelijkheid tot flexibele dagen;
Contractvorm:
Uitzend- of detacheringsbasis met uitzicht op vast Standplaats:
Nieuw pand Amsterdam Brain Center in Haarlem Reiskosten/ parkeermogelijkheden:
Reiskostenvergoeding volgens regeling; parkeren in overleg;
Startdatum/eventuele stopdatum:
Start zo spoedig mogelijk, voor onbepaalde tijd.