Medewerker Secretariaat Veilig Thuis

Als medewerker secretariaat bij Veilig Thuis ben je een belangrijke steun voor collega's binnen de organisatie.

Voor 24 uur per week in Haarlem
min. € 2.838,00 en max. € 4.098,00 (schaal
7)

Als medewerker secretariaat bij Veilig Thuis ben je een belangrijke steun voor collega's binnen de organisatie. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie. Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op woensdag, donderdag en vrijdag.

In deze afwisselende functie zorg je ervoor dat collega's in het primaire proces, teamcoördinatoren en het managementteam kunnen rekenen op een goed georganiseerde en proactieve ondersteuning.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende telefonische vragen en zorgt voor een zorgvuldige verwerking van meldingen in cliëntdossiers. Daarnaast houd je overzicht op gemaakte afspraken, lopende acties en belangrijke termijnen, waaronder deadlines van klachtendossiers en inzageverzoeken.

Ook verzorg je de verwerking van inkomende post en handel je algemene én vertrouwelijke correspondentie en documenten zorgvuldig af. Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en gevoel voor prioriteiten verlopen de administratieve en secretariële processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun werkzaamheden voor cliënten.

• Ondersteun je de directiesecretaresse bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen;
• Doe je verslaglegging van teamoverleggen;
• Ondersteun je collega’s met vragen over Clavis, Office 365 en printers;
• Reserveer je externe locaties voor vergaderingen/bijeenkomsten en organiseer je teamuitjes en vieringen van jubilea;
• Zorg je voor het bestellen en beheren van kantoorartikelen, folders en overige materialen.

Hoewel je niet zelf in de hulpverlening werkt, is jouw bijdrage onmisbaar. Dankzij jouw ondersteuning kunnen collega's zich volledig richten op het bieden van hulp en ondersteuning aan inwoners die te maken hebben met huiselijk geweld of kindermishandeling.

Samen met drie collega’s vorm je het secretariaat van Veilig Thuis. Veilig Thuis Kennemerland bestaat uit verschillende teams:
Acute Onveiligheid, Stabiele Veiligheid, Bureaudienst, Secretariaat, Expertise en Kwaliteit en Innovatie. Een aantal teams hebben een teamcoördinator, de teams worden aangestuurd door drie managers. Je valt onder de directe aansturing van 1 van de Managers Veilig Thuis. Bij Veilig Thuis werken ongeveer 100 medewerkers.

Jij voelt je prettig in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je houdt moeiteloos overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft ook bij onverwachte situaties rustig en zorgvuldig werken. Omdat je dagelijks te maken hebt met complexe en privacygevoelige informatie, weet je betrokkenheid te combineren met een professionele en discrete houding. Daarnaast werk je nauwkeurig, ben je servicegericht en weet je collega's op een prettige manier te ondersteunen.

• heb je mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond in een vergelijkbare functie;
• ben je vertrouwd met Office 365, waaronder Word, Excel, Outlook en Teams;
• ben je beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag.

Als Medewerker Secretariaat versterk je ons 24 uur per week. De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn op basis van 36 uur per week:

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald in schaal 7 (min. € 2.838,00 en max. €4.098,00). We werken met vaste salarisschalen;
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van je bruto…