Vacature: Coördinator Fototeam

Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor detail? Krijg jij energie van het aansturen van fotografen, het bewaken van deadlines en het soepel laten verlopen van processen – óók wanneer iedereen tegelijk iets nodig heeft? En lijkt het je geweldig om het oudste Bevrijdingsfestival van Nederland in beeld te brengen? Dan zoeken we jou als onze nieuwe Coördinator Fototeam!

Bevrijdingspop Haarlem is het oudste en grootste bevrijdingsfestival van Nederland en heeft als doel het publiek bewust te maken van onze boodschap:
Vrijheid maken we samen. Dit doen wij door het organiseren van een Herdenkingsconcert op 4 mei en het Bevrijdingsfestival op 5 mei. Jaarlijks trekken we zo’n 5.000 bezoekers op 4 mei en maar liefst 140.000 op 5 mei. Achter de schermen draait een gepassioneerd team van zo’n 50 vaste vrijwilligers het hele jaar door aan de voorbereiding. Samen zorgen we dat Haarlem op 4 en 5 mei stilstaat bij vrijheid en het viert.

Als Coördinator Fototeam zorg jij ervoor dat alle foto’s die nodig zijn voor publiciteit, social media, ons archief én sponsorpartners op tijd, kwalitatief en gestructureerd worden aangeleverd. Jij houdt het overzicht, stuurt het fototeam aan en zorgt ervoor dat alles soepel samenkomt.

• Je haalt fotowensen actief op bij teams zoals thema, sponsoring, social media, communicatie, bestuur en productie.
• Je verzamelt deadlines, locaties en contactpersonen en verwerkt alles in de fotowensenlijst (Google Sheet).
• Je plant fotografen in op basis van ervaring, interesses en beschikbaarheid.
• Je regelt praktische zaken zoals accreditaties, toegang, bandjes en GOT-passen.
• Je organiseert fototeam-meetings (start, updates, evaluatie).

• Je zorgt dat de fotocabin optimaal werkt: apparatuur, laptops, internet en back-ups.
• Je bewaakt deadlines van het socialteam en andere teams die real-time beelden nodig hebben.
• Je zorgt voor juiste camera-instellingen (datum/tijd) en Lightroom-workflows.
• Je laat kaartjes ophalen bij de ‘verre’ podia.
• Je coördineert importeren, selecteren (picken), taggen en doorsturen van foto’s.
• Je helpt of begeleidt een tweede vrijwilliger bij het importeren van beelden.
• Je levert op tijd foto’s aan voor socials en eventuele andere urgente verzoeken.
• Je houdt overzicht of alle fotografen hun geselecteerde beelden uploaden op de NAS.
• Je zorgt dat beelden uit de fotowensenlijst worden doorgestuurd naar de juiste contactpersonen.
• Je verzamelt een “best of” selectie van het fototeam voor social media en archiefdoeleinden.
• Je beheert de NAS-mappenstructuur en maakt inlogs aan waar nodig.
• Je behandelt fotoverzoeken van pers of interne teams.
• Je checkt actief of de juiste naamvermelding (credits) bij gebruikte foto’s staat.

Kortom: jij houdt de volledige fotoproductie in beweging en bewaakt de kwaliteit, voortgang en communicatie. Dankzij jou staat Bevrijdingspop professioneel op beeld én wordt onze geschiedenis goed vastgelegd.

Als Coördinator Fototeam maak je deel uit van Team Marketing & Communicatie, dat bestaat uit een Stafcoördinator Marketing & Communicatie en diverse ondersteunende rollen. Samen zorgen we voor de zichtbaarheid, kwaliteit en continuïteit van de boodschap van Bevrijdingspop – zowel intern als extern.

In deze rol werk je nauw samen met de Stafcoördinator Marketing & Communicatie, aan wie je ook rapporteert. Daarnaast trek je intensief op met de Coördinator Interne Communicatie, de Social Mediamanager en natuurlijk het Fototeam dat bestaat uit negen fotografen. Jij bent de spil tussen alle teams die fotowensen hebben, en het fototeam dat ze uitvoert.

• Je bent georganiseerd, gestructureerd en houdt moeiteloos overzicht.
• Je communiceert helder en open, en weet mensen positief te motiveren.
• Je kunt schakelen tussen verschillende teams en belangen.
• Je blijft rustig onder tijdsdruk en vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken.
• Je neemt verantwoordelijkheid en durft beslissingen te nemen.
• Je werkt graag met fotografen en begrijpt hun werkproces.
• Ervaring met Adobe Lightroom is een pré, maar geen must – we kunnen je het leren.
• Je vindt vrijwilligerswerk waardevol en draagt graag bij aan een betekenisvol doel.
• Een liefde…