Management​/Office-Assistent

Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)

• Je bent de rechterhand van de decaan en het hoofd het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO). Je ondersteunt hen zelfstandig op organisatorisch, communicatief en inhoudelijk niveau.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Je verzamelt, ordent, verwerkt en houdt informatie bij en zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de decaan, het hoofd BOO en andere betrokkenen. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en afspraken, hebt zicht op besluitvormingsprocessen en stemt hierover af met interne en externe betrokkenen. Je signaleert wat prioriteit heeft en zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgevolgd.
• Je ondersteunt de voorbereiding, organisatie en opvolging van diverse vergaderingen en besluitvormingsprocessen. Je verzamelt en verspreidt vergaderstukken, legt afspraken en actiepunten vast en bewaakt de voortgang daarvan.
• Je stelt zelfstandig of op basis van aanwijzingen (vertrouwelijke) correspondentie, e-mails, memo’s en andere teksten op. Je verwerkt daarin inhoudelijke informatie, feiten en standpunten en zorgt voor een heldere, zorgvuldige en correcte formulering.
• Je stemt vergaderdata en
  -voorzieningen voor de diverse overleggen af en zorgt voor een goede uitvoering en borging van gemaakte procedurele afspraken.
• Je beheert agenda’s, bereidt MT-vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de opvolging van actiepunten. Je ontvangt en begeleidt externe gasten en zorgt voor een actueel en toegankelijk digitaal en papieren archief, waar van toepassing.
• Je maakt deel uit van een team van drie Management- en Office Assistenten en vervangt bij ziekte en afwezigheid.
• Je maakt verplichtingen aan in het financiële systeem Synergy in opdracht van de decaan/hoofd BOO.

Wat vragen wij?

Je bent in bezit van (minimaal) een relevant MBO-4-diploma. Daarnaast beschik je over een aantal jaren relevante werkervaring als managementassistent in een soortgelijke functie. Je werkt nauwkeurig en vlot en beschikt over discrectie en past qua persoonlijkheid in het team. Je houdt van efficiënt werken binnen een dynamische omgeving in een bestuurlijke context, je bent proactief en flexibel.

Verder is het in deze belangrijk dat je beschikt over:

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift;
• Uitgebreide kennis van en ervaring met MS-Office;
• Gevoel voor verhoudingen (tact) en een grote mate van zelfstandigheid;
• Organisatorisch talent en het vermogen snel te kunnen schakelen in verschillende situaties;
• Sensitiviteit voor bestuurlijke verhoudingen.

Dienstverband voor bepaalde tijd : voor de duur van 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.

Het salaris wordt afhankelijk van je opleiding, ervaring en kwalificaties vastgesteld overeenkomstig salarisschaal 7 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten en bedraagt minimaal € 3.202.

- en maximaal € 4.159.

- bruto per maand bij een volledig dienstverband.

De Open Universiteit biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder meer opleiding en mobiliteit, werken in deeltijd, hybride werken en betaald ouderschapsverlof.

Standplaats
:

Heerlen.

Werken bij de Open Universiteit betekent bijdragen aan academisch onderwijs voor de meest gemotiveerde studenten van Nederland en Vlaanderen. Met een breed aanbod aan bachelor- en masteropleidingen én korte programma’s maakt de Open Universiteit een leven lang leren toegankelijk voor iedereen. Voor bacheloropleidingen gelden geen vooropleidingseisen: iedereen vanaf achttien jaar kan starten. Het onderwijs is hybride en flexibel. Overal en altijd te volgen, in een tempo dat past.

Het merendeel van de bijna 16.000 studenten combineert studie met…