Secretaresse Raad van Bestuur; tijdelijke positie

Jij zorgt voor overzicht waar bestuurlijke dynamiek vraagt om rust, structuur en vooruitdenken.

Waar ga je aan de slag?

Met locaties in Heerlen, het Heuvelland en Maastricht en ruim 2.800 medewerkers is Sevagram een van de grootste ouderenzorgorganisaties van Zuid-Limburg. Vanuit 22 zorgcentra bieden wij wonen, welzijn en zorg aan bewoners. Daarnaast beschikken wij over twee hospices en kunnen cliënten bij Plataan terecht voor geriatrische revalidatie.
Onze dienstverlening kenmerkt zich door oprechte aandacht voor de mens achter de zorgvraag.

Wij zijn trots op onze mensgerichte visie en werkwijze. Die inzet wordt bevestigd door het internationaal erkende Planetree Mensgerichte Zorg-certificaat. Bij Sevagram geloven we dat persoonlijke aandacht, eigenaarschap, samenwerking en gastvrijheid bijdragen aan een omgeving waarin bewoners, cliënten, naasten én medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.

De Raad van Bestuur van Sevagram bestaat uit twee bestuurders en is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie. Het bestuurssecretariaat ondersteunt de Raad van Bestuur in de volle breedte en vormt een cruciale schakel in het bestuurlijk functioneren.

Vanwege een tijdelijke extra capaciteitsbehoefte zoeken wij een ervaren Secretaresse die het bestuurssecretariaat tijdelijk komt versterken.

Als Secretaresse werk je proactief, denkt vooruit en bent continu bezig om processen soepel te laten verlopen.

Jouw werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit:

• Mail- en informatiestroom Je beheert mailboxen actief, ordent en prioriteert informatie en beoordeelt e-mails op urgentie, relevantie en vervolgactie. Je handelt zelfstandig waar mogelijk en zorgt dat informatie bij de juiste persoon terechtkomt.
• Agenda- en prioriteitenbeheer Je beheert en optimaliseert complexe agenda’s, waarbij je rekening houdt met prioriteiten, voorbereidingstijd, reistijd, concentratiemomenten en een logische planning. Je vult agenda’s niet alleen, je brengt er structuur en overzicht in aan.
• Voorbereiding van overleggen en stukken Je zorgt voor een volledige en tijdige voorbereiding van bestuurlijke overleggen. Alle stukken zijn compleet, vindbaar en gekoppeld aan het juiste overleg. Ontbrekende of onduidelijke informatie signaleer je tijdig.
• Actie-, deadline- en opvolgingsbewaking Je bewaakt acties, toezeggingen en deadlines en zorgt voor een goede opvolging, zodat de Raad van Bestuur hier niet zelf achteraan hoeft.
• Proactief signaleren en oplossen Je ziet knelpunten, risico’s en afhankelijkheden vroegtijdig en komt zelfstandig met voorstellen en oplossingen.
• Professionele communicatie Je schakelt soepel met de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en interne en externe relaties. Je communiceert zakelijk, discreet en effectief, passend bij een bestuurlijke omgeving.
• Vertrouwelijkheid en samenwerking Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en zorgt voor een betrouwbare overdracht binnen het bestuurssecretariaat, zodat werkzaamheden altijd doorgang vinden.

Daarnaast ondersteun je bij documentbeheer, administratieve processen, het organiseren van bijeenkomsten en ontvangsten, en draag je bij aan een professioneel en goed georganiseerd bestuurssecretariaat.

Wat verwachten wij van jou?

Je bent een ervaren Secretaresse die gewend is te werken op directie- of bestuursniveau. Je houdt overzicht, werkt zelfstandig en bent sterk in het stellen van prioriteiten.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, senior managementassistent of executive assistent.
• Ervaring met ondersteuning van een Raad van Bestuur of directie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Toegankelijke…