Frontoffice & office support medewerker

Als ervaren installateur en werkgever weten wij goed wat we verwachten van onze mensen. Minstens zo belangrijk vinden we wat jij van ons verwacht. Wat heb jij nodig om prettig te werken en je werk goed te kunnen doen? Daar gaan we graag met je over in gesprek.

Voor ons kantoor zoeken we een collega die ervoor zorgt dat Heesmans goed bereikbaar is en dat klanten en relaties vriendelijk en professioneel worden geholpen.

In deze functie ben jij vaak de eerste stem van Heesmans. Jij zorgt dat telefoongesprekken netjes worden aangenomen, vragen bij de juiste collega terechtkomen en bezoekers zich welkom voelen. Daarnaast ondersteun je collega’s bij secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Je hoeft dus niet de hele dag hetzelfde te doen. Juist de afwisseling tussen telefoon, frontoffice en kantoorondersteuning maakt deze functie aantrekkelijk.

De telefoon is een belangrijk onderdeel van jouw werk. Jij zorgt ervoor dat klanten, leveranciers, aannemers, onderaannemers en andere relaties snel en vriendelijk geholpen worden.

In deze functie ben jij vaak de eerste stem en het eerste gezicht van Heesmans. Jij zorgt dat telefoongesprekken netjes worden aangenomen, vragen bij de juiste collega terechtkomen en bezoekers zich welkom voelen. Daarnaast ondersteun je collega’s bij administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.

Je bent iemand die rust en overzicht brengt op kantoor. Ook wanneer de telefoon gaat, er bezoekers binnenkomen en collega’s iets van je nodig hebben, weet jij prioriteiten te stellen en zaken netjes af te handelen. Hierbij is het zeer belangrijk dat je gestructureerd werkt en het overzicht bewaart.

Je werkt niet op een eiland. Je hebt contact met verschillende collega’s binnen het bedrijf en krijgt daardoor veel mee van wat er binnen Heesmans speelt. Dankzij jouw overzicht, gastvrijheid en zorgvuldigheid blijft het kantoor goed draaien.

In deze functie ligt je primaire focus op telefonie en frontoffice. Daarnaast ondersteun je bij verschillende werkzaamheden binnen het kantoor.

• Aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken
• Klanten en relaties vriendelijk te woord staan en vragen intern uitzetten
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een representatieve ontvangst
• Ondersteunen bij frontofficewerkzaamheden
• Aanmaken en verwerken van gegevens in ons ERP-systeem Syntess
• Opstellen van offertes op basis van aangeleverde gegevens
• Ondersteunen bij het opstellen en verwerken van contracten
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden
  
  Ondersteunen bij inkoopfacturen, verkoopfacturen en urenregistratie
• Beheren en uitreiken van bedrijfskleding en PBM’s
• Helpen bij het beheren van onze socialmediakanalen
• Meedenken over praktische zaken die bijdragen aan een soepel draaiend kantoor

De exacte verdeling van werkzaamheden stemmen we in overleg verder af.

Voor deze functie zoeken we iemand die het prettig vindt om contact met mensen te combineren met ondersteunende werkzaamheden op kantoor. Je herkent jezelf in het volgende:

• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht
• Je bent representatief en communicatief vaardig
• Je vindt het leuk om mensen telefonisch en persoonlijk te helpen
• Je stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken netjes worden opgevolgd
• Je werkt secuur en zorgvuldig
• Wat je oppakt, rond je netjes en volledig af
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed met systemen werken
• Je vindt het prettig om afwisselend werk te doen
• Je ziet werk liggen en pakt praktische zaken op

Ervaring met Syntess is een pré, maar geen vereiste.

De functie is voor 24 tot 40 uur per week. De exacte invulling van uren en werkdagen stemmen we graag in overleg af. Je werkt op ons kantoor in Helmond en maakt onderdeel uit van een betrokken familiebedrijf waar samenwerken, kwaliteit en een fijne werksfeer belangrijk zijn.

• Een afwisselende functie waarin telefonie, frontoffice en office support samenkomen
• Een parttime functie van 24 tot 40 uur per week
• Een goed salaris passend bij jouw leeftijd en ervaring
• 38 vakantiedagen op jaarbasis mogelijk, naar rato bij parttime
• Vakantiegeld in de vorm van…