Programmaondersteuner Klimaat en Energie

Vacatures Programmaondersteuner Klimaat en Energie

Voor gemeente Helmond is YER op zoek naar een Programmaondersteuner Klimaat en Energie

Voor het programmateam Klimaat een energie zijn we p zoek naar een ervaren programma ondersteuner. Je wordt onderdeel van het programmateam Klimaat en Energie. Dit programmateam werkt de aankomende jaren aan de realisatie van de energietransitie in Helmond, met als doel om in 2035 een klimaatneutrale stad te zijn. Daarvoor zijn veel projecten en andere activiteiten nodig, die vaak een onderlinge relatie hebben.

Dit werkveld is volop in beweging, waarbij nog niet alles duidelijk uitgekristalliseerd is en er veel uitgeprobeerd en ontwikkeld moet worden. Een dynamische aanpak, gericht op lerend werken, is het uitgangspunt. Dit vraagt een grote mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen.

In de rol van programmaondersteuner ondersteun je de programmamanager bij het coördineren en beheren van een programma, dat uit meerdere, vaak onderling verbonden projecten en activiteiten bestaat. Je bent de ‘spin in het web’ voor het programmateam en zorgt voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van alle projecten en activiteiten in het programma, zodat de programmadoelen behaald kunnen worden. Je bent meewerkend voorman/-vrouw en pakt pro-actief zaken op die gedaan moeten worden.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van bijeenkomsten:
  Je bereidt bijeenkomsten en overleggen voor, stelt de agenda op en notuleert de vergaderingen van het programmateam en andere relevante overleggen. Je zorgt voor een gestructureerde opvolging van actiepunten en zorgt ervoor dat alle stakeholders goed geïnformeerd blijven.
• Strategisch plannen en risicomanagement:
  Je ondersteunt bij het bewaken van de planning van het programma en signaleert knelpunten of vertragingen. Je draagt bij aan oplossingen in afstemming met de programmamanager.
• Administratie en financiën:
  Je zorgt ervoor dat het programma financieel goed beheerd wordt en dat de verantwoording correct wordt gedaan. Je archiveert documenten in de systemen, waaronder het zaaksysteem en de Teams-omgevingen.
• Opstellen van rapportages:
  Je verzamelt gegevens en stelt conceptvoortgangsrapportages op. Je ondersteunt projectleiders bij het opstellen van stukken en levert input voor rapportages.
• Signaleren van knelpunten en meewerken aan oplossingen:
  Je houdt de voortgang van het programma in de gaten, signaleert tijdig knelpunten en risico’s, en denkt mee over oplossingen om het programma succesvol te laten verlopen.
• Vraagbaak en communicatie:
  Als vraagbaak ben je het aanspreekpunt voor collega’s, externe partijen en inwoners, en bied je ondersteuning bij diverse administratieve en organisatorische vraagstukken, zowel intern als extern. Jij coördineert de interne afstemming tussen vakdisciplines. Bovendien (mede) organiseer, faciliteer en host jij activiteiten en evenementen die vanuit het programma worden uitgevoerd.
• Financieel juridisch:
  Jij bereidt aanbestedings- en inkoopdossiers voor, inclusief het opstellen van concept offertes en adviezen. Je ondersteunt bij het opstellen van inkoop- en aanbestedingsdocumenten. Je houdt financiële gegevens bij en signaleert afwijkingen t.b.v. de projectadministratie.

Werken bij de gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al zijn in gemeente Helmond mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. Er wordt met trots gewerkt vanuit verbinding, vertrouwen en waardering. Een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën.

• Mbo+ tot hbo werk- en denkniveau met praktische kennis van…