Functioneel beheerder zaaksysteem

Als ervaren functioneel beheerder, met kennis van zaakgericht werken, weet jij hoe je een zaaksysteem optimaal laat aansluiten op de behoeften van gebruikers. Wij hebben de vacature die daar precies op aansluit!

Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ben jij het aanspreekpunt voor het functioneel beheer van ons Xxllnc-zaaksysteem, dat wij Case noemen. Je zorgt ervoor dat gebruikers hun werk goed kunnen uitvoeren, signaleert verbeterkansen en vertaalt wensen vanuit de organisatie naar praktische en duurzame oplossingen.

Je beheert het systeem op diepgaand niveau en begrijpt ook de processen die erachter zitten. Daardoor ben je een waardevolle sparringpartner voor gebruikers, proceseigenaren en collega’s. Je maakt gemakkelijk contact, luistert goed naar wat gebruikers nodig hebben en zorgt ervoor dat het zaaksysteem blijft aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Dit zijn jouw kerntaken als Functioneel Beheerder Zaaksysteem:

• Functioneel beheren, inrichten en doorontwikkelen van het Xxllnc-zaaksysteem.
• Ondersteunen en adviseren van gebruikers uit de hele organisatie.
• Inventariseren van gebruikerswensen en deze vertalen naar functionele oplossingen.
• Testen, implementeren en begeleiden van wijzigingen en nieuwe functionaliteiten.
• Bewaken van de samenhang met koppelingen en andere applicaties binnen de informatievoorziening.
• Opstellen en onderhouden van werkinstructies, beheerinformatie en documentatie.
• Signaleren en realiseren van verbeteringen in processen en werkwijzen.
• Afstemmen met de leverancier en interne betrokkenen over incidenten, wijzigingen en ontwikkelingen.
• Bijdragen aan projecten waarin het zaaksysteem of zaakgericht werken een belangrijke rol speelt.

• Meerdere jaren aantoonbare ervaring als functioneel beheerder van een zaaksysteem.
• Ruime kennis van en ervaring met zaakgericht en procesgericht werken.
• Kennis van informatiebeheer en archivering.
• Ervaring met servicemanagementprocessen en bijbehorende tooling, bijvoorbeeld Topdesk.
• Ervaring met het zaaksysteem van Xxllnc is een grote pré.

• Analytisch vermogen
  - Je overziet de samenhang tussen processen, applicaties en gebruikersbehoeften en brengt hierin structuur aan.
• Klantgerichtheid
  - Je bent gemakkelijk benaderbaar, luistert goed en denkt vanuit wat gebruikers nodig hebben om hun werk te kunnen doen.
• Samenwerken en verbinden
  - Je zoekt actief contact met gebruikers, collega’s en leveranciers en werkt samen aan passende oplossingen.
• Proactiviteit
  - Je signaleert kansen en knelpunten vroeg en komt zelf met voorstellen voor verbetering.
• Communicatieve vaardigheden
  - Je maakt complexe informatie begrijpelijk en stemt je communicatie af op verschillende gebruikers en gesprekspartners.
• Zorgvuldigheid
  - Je werkt gestructureerd, houdt documentatie op orde en hebt oog voor kwaliteit en continuïteit.

Je wordt onderdeel van het team Functioneel Beheer Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit functioneel beheerders, Business IT-regisseurs en recordmanagers, totaal ruim 20 collega's. Binnen het sub-domein Generieke Systemen werk je samen met zes collega’s aan onder andere het zaaksysteem, documentgeneratie, servicemanagement, scanapplicaties en koppelingen met andere systemen.

We zijn een team waarin we kennis delen, elkaar helpen en samen verantwoordelijkheid nemen voor goed beheer. We vinden het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, maar ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt. Er is ruimte voor eigen inbreng, ontwikkeling en werkplezier.

• Werkweek: 36 uur (32 uur bespreekbaar).

  Contract:
  
  Jaarcontract met intentie tot vast dienstverband.

  Salaris:
  Schaal 9 van de CAO Gemeenten…