Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

In een tijd waarin informatie het hart vormt van gemeentelijke dienstverlening, is de kwaliteit van informatiebeheer belangrijker dan ooit. Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn zetten we in op een toekomstbestendige informatiehuishouding die voldoet aan de eisen van de (nieuwe) Archiefwet.

Daarom zoeken wij een Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer: iemand die energie krijgt van structuur, verbetering en samenwerking. Je combineert oog voor detail met inzicht in processen en helpt collega’s om de kwaliteit van informatie continu te verbeteren. Je bent een belangrijke schakel tussen beleid, uitvoering en kwaliteitsborging en draagt bij aan het professionaliseren van onze informatievoorziening.

Als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ondersteun en adviseer je over digitaal archiveren volgens geldende normen en richtlijnen. Je werkt actief aan het verbeteren van het kwaliteitszorgsysteem en de uitvoering van de jaarcyclus binnen het IBA-framework (Recourse). Daarbij monitor en verbeter je de kwaliteit van informatiebeheer, inclusief metadata, archivering en vernietiging van dossiers.

Je voert periodieke kwaliteitscontroles uit op het digitale archief (Djuma) en koppelt bevindingen terug, zodat structurele verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Je signaleert knelpunten en verbeterkansen, doet verbetervoorstellen, ondersteunt audits en vertaalt informatiebehoeften naar praktische oplossingen. Daarnaast bevorder je bewustwording en kennisdeling over informatiebeheer binnen de organisatie.

Kortom: jij zorgt ervoor dat informatiebeheer niet alleen voldoet aan de regels, maar ook daadwerkelijk beter werkt voor de organisatie en haar inwoners.

Wij zoeken een zorgvuldig, analytisch en resultaatgericht iemand die plezier haalt uit het doorgronden en verbeteren van processen en collega’s daarbij actief ondersteunt. Je bent communicatief sterk en weet ook complexe onderwerpen helder over te brengen. Met een proactieve houding signaleer je verbeterpunten en pak je deze samen met anderen op. Je hebt daarnaast de drive om bij te dragen aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening en beschikt over de juiste kennis en ervaring om dit waar te maken:

Verder zien we graag:

• mbo+ werk- en denkniveau, bijvoorbeeld een afgeronde opleiding SOD I, Leergang Informatiebeheer (VHIC) of Basisopleiding Informatiebeheer;
• ervaring met informatiebeheer of kwaliteitsmanagement binnen een (gemeentelijke) organisatie;
• kennis van digitale archivering, metadata en bewaartermijnen;
• ervaring met zaaksystemen (bij voorkeur Djuma) is een pré.

Voldoe je niet aan bovenstaande wensen maar denk je toch een goede match te zijn? Dan ontvangen we graag ook jouw sollicitatie met een duidelijke motivatie.

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren betrouwbare en transparante dienstverlening met een menselijke maat en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Wij maken transparantie en (ver) antwoorden mogelijk. Wij faciliteren gebruikers bij het beschikbaar stellen en toegankelijk houden van informatie voor zolang dat nodig is. Hiermee faciliteren wij de informatie creërende en
-beherende gebruiker om hun informatie zo lang als nodig is beschikbaar en toegankelijk te houden, met behoud van vorm en context. Dit doen wij met 25 collega’s, verdeeld over de subteams data, kwaliteitscontrole, archief, recordmanagement en registratie.

Bij Gemeente Alphen aan den Rijn kom je terecht in een hecht en ondersteunend team waar open communicatie en samenwerking centraal staan. Onze collega's zijn niet alleen toegankelijk, maar ook enthousiast om hun kennis te delen en met jou te sparren over uitdagende vraagstukken. We geloven in een cultuur van vertrouwen en moedigen een positieve werkomgeving aan waar ruimte is voor humor en een glimlach.

We streven ernaar om elkaar te inspireren en te…