Gerente de Oficina Corporativa

Univista Insurance busca un Gerente de Oficina Corporativa altamente organizado y proactivo para supervisar las funciones administrativas y operativas diarias de nuestra oficina corporativa. El candidato ideal garantizará el funcionamiento fluido de las operaciones de la oficina, gestionará al personal de apoyo, coordinará las necesidades entre departamentos y fomentará un ambiente de trabajo productivo. Este puesto requiere excelentes habilidades de liderazgo, organización y comunicación para alinear las operaciones de la oficina con los objetivos del negocio.

Responsabilidades

principales

Gestión de Oficina y Administración

• Supervisar las operaciones diarias de la oficina corporativa, garantizando eficiencia y profesionalismo.
• Gestionar los suministros de oficina, el equipo y las relaciones con proveedores.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y requisitos regulatorios de la empresa.

Liderazgo y Apoyo al Equipo

• Supervisar y apoyar al personal administrativo, incluyendo recepcionistas y asistentes de oficina.
• Realizar reuniones periódicas con el equipo, brindar capacitación y fomentar el desarrollo profesional.
• Fomentar una cultura de oficina positiva y colaborativa.

Eficiencia Operativa y Coordinación

• Desarrollar e implementar procesos y procedimientos de oficina para optimizar el flujo de trabajo.
• Coordinar con los jefes de departamento para garantizar una comunicación fluida y la alineación de las iniciativas corporativas.
• Apoyar a la dirección ejecutiva con la programación, coordinación de reuniones y proyectos especiales.

Gestión de Instalaciones y Recursos

• Supervisar las instalaciones de la oficina, incluyendo el mantenimiento, la planificación del espacio y la seguridad.
• Gestionar los presupuestos relacionados con las operaciones de la oficina y garantizar la eficiencia de costos.
• Servir como punto de contacto para contratistas, proveedores de servicios y administración del edificio.

Reportes y Cumplimiento

• Preparar informes operativos para la alta gerencia, incluyendo los gastos de oficina y las métricas de desempeño.
• Asegurar que se mantengan los estándares de salud, seguridad y cumplimiento en toda la oficina.
• Título universitario en Administración de Empresas, Gestión o un campo relacionado (preferido).

Experiencia

• Más de 5 años de experiencia en gestión de oficinas, operaciones administrativas o un puesto relacionado.
• Experiencia previa supervisando personal y gestionando presupuestos.
• Sólidas habilidades de organización y capacidad para realizar múltiples tareas.
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
• Dominio de Microsoft Office Suite y software de gestión de oficinas.
• Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones bajo presión.
• Profesional, accesible y orientado al detalle.
• Fuerte liderazgo con un estilo de gestión práctico.
• Adaptable en un entorno corporativo de ritmo acelerado.
• El dominio bilingüe de inglés y español es OBLIGATORIO.
• Debe estar dispuesto a viajar.

Nota: Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades, conocimientos y habilidades requeridos para este puesto. Uni Vista Insurance es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades de empleo. Oferta de empleo sujeta a calificaciones, referencias y verificación de antecedentes.