Koordinator Eventpersonal & Administration; m​/w

Du übernimmst gerne Verantwortung, organisierst selbstständig und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Personen, Termine und Informationen gleichzeitig koordiniert werden müssen?

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit für die Koordination unseres Eventpersonals und die damit verbundene Administration. Das Pensum kann je nach Verfügbarkeit und Erfahrung bei 50-60 % starten und nach Absprache erweitert werden.

Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt in der vollständigen Organisation und Betreuung des Personals für unsere Hauptevents Greenfield Festival, Internationales Trucker & Country-Festival und Touch the Mountains sowie für weitere Veranstaltungen. Dabei übernimmst du die selbstständige Verantwortung für den gesamten Personalprozess – dazu gehören insbesondere:

• Planung des Personalbedarfs
• Rekrutierung und Auswahl des Eventpersonals
• Einsatz- und Schichtplanung
• Erstellung und Aufbereitung von Einsatzinformationen, Briefings und Personalunterlagen
• laufende Kommunikation mit den Mitarbeitenden
• Koordination von Änderungen, Ausfällen und Nachbesetzungen
• Betreuung und Koordination des Personals beziehungsweise der Supervisor vor Ort
• Einsatzbereiche vor Ort vorbereiten (nötiges Material für Personal bereitstellen)
• Kontrolle der Einsatzzeiten und Arbeitsrapporte
• administrative Nachbearbeitung und Auswertung der Personaleinsätze

Für das Greenfield Festival und das Trucker & Country-Festival entstehen verschiedene neue digitale Verwaltungstools. Du bist für die administrative Bearbeitung und laufende Pflege der dir zugeteilten Bereiche verantwortlich.

Dazu gehören:

• Erfassung, Kontrolle und Aktualisierung von Daten
• Aufbereitung und Versand von Informationen und Unterlagen
• Überwachung von Terminen, Rückmeldungen und offenen Punkten
• administrative Betreuung verschiedener Ticketing-, Membership- und Premiumprogramme
• Bearbeitung der Truck Registration und des Teilnehmermanagements
• Kommunikation mit Teilnehmenden, Mitarbeitenden, Partnern und weiteren Anspruchsgruppen
• allgemeine administrative und organisatorische Arbeiten

Ergänzend unterstützt du uns bei ausgewählten Projekten und Veranstaltungen:

• administrative und organisatorische Projektunterstützung
• Erstellung von Übersichten, Unterlagen und Präsentationen
• Koordination kleinerer Aufgaben bereiche
• punktuelle Mitarbeit bei Corporate Events und weiteren Veranstaltungen

• kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Administration, Personalplanung oder Koordination
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, einen eigenen Aufgaben bereich selbstständig zu führen
• strukturierte, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie Sicherheit im Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Flexibilität während intensiver Eventphasen sowie Bereitschaft für veranstaltungsbezogene Abend- und Wochenendeinsätze

• eine vielseitige Funktion mit einem eigenen Verantwortungsbereich
• Mitarbeit an einigen der bekanntesten Festivals und Veranstaltungen der Schweiz
• ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Personalorganisation, Administration und Eventbetrieb
• ein motiviertes und unkompliziertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• ein moderner Arbeitsplatz in Matten bei Interlaken