Facilities Administration Assistant

Location: Montaione

Situata tra Pisa, Firenze e Siena,   Castelfalfi   è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo.
Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare. Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.
Certificata Great Place to Work ®, Castelfalfi conferma ogni giorno la propria attenzione al benessere delle persone, creando un ambiente in cui autenticità, eccellenza e cura reciproca convivono in armonia.
Se desideri far parte del nostro team, stiamo cercando un/a   Facilities Administration Assistant.

Profilo
La risorsa supporterà il team nella gestione amministrativa, documentale e operativa delle attività del reparto, contribuendo al corretto funzionamento dei processi legati a manutenzioni, proprietà, fornitori, contratti e servizi tecnici. Il ruolo richiede precisione, capacità organizzativa e la predisposizione a collaborare con interlocutori diversi, sia interni che esterni all'organizzazione.

Principali compiti e responsabilità
Gestire le pratiche amministrative relative agli ordini di acquisto, incluse RDA, CAPEX e documentazione correlata.
Supportare il team Facilities nelle attività amministrative connesse ad acquisti, manutenzioni, forniture e interventi operativi.
Collaborare con il dipartimento Purchasing per il corretto avanzamento dei processi di approvvigionamento.
Gestire le comunicazioni con fornitori e partner esterni coinvolti nelle attività di manutenzione e servizi tecnici.
Monitorare contratti di manutenzione e landscape, assicurandone il corretto aggiornamento, rinnovo e iter autorizzativo.
Supportare la gestione amministrativa dei contratti relativi alle proprietà e ai servizi tecnici.
Verificare e aggiornare la documentazione tecnica e amministrativa del dipartimento.
Controllare e registrare bolle di consegna e altra documentazione correlata alle forniture.
Collaborare con l'area Amministrazione per la gestione della fatturazione passiva e dei riaddebiti verso proprietari.
Supportare la predisposizione di preventivi per interventi extra e il monitoraggio delle relative attività.
Gestire la documentazione relativa alle utenze e ai servizi tecnici, inclusi gas, acqua e acqua d'uso.
Coordinare la gestione dei libretti d'impianto e la pianificazione delle verifiche obbligatorie (F-Gas, pompe di calore, caldaie).
Supportare la gestione operativa dei servizi di raccolta rifiuti in coordinamento con i fornitori incaricati.
Predisporre report periodici, aggiornare database e monitorare le principali scadenze del dipartimento.
Fornire supporto nella gestione delle richieste provenienti da proprietari, Rentals e altri stakeholder interni.

Competenze richieste
Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, back office o di supporto operativo.
Buona conoscenza dei processi amministrativi e documentali.
Familiarità con la gestione di ordini di acquisto, contratti e fornitori.
Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e Outlook.
Capacità di monitorare attività multiple e gestire scadenze contemporanee.
Buona conoscenza della lingua inglese.
Familiarità con software gestionali e sistemi di ticketing costituisce un plus.
La conoscenza di AutoCAD rappresenta un requisito preferenziale ma non indispensabile.
Precisione e attenzione ai dettagli.
Spiccate capacità organizzative e di pianificazione.
Affidabilità e riservatezza nella gestione delle informazioni.
Ottime capacità relazionali e comunicative.
Capacità di lavorare in contesti dinamici e in continua evoluzione.
Approccio proattivo alla risoluzione dei problemi.

Condizioni contrattuali
Contratto CCNL Turismo – Full Time.
Retribuzione annua lorda a partire da 23.000,00€.

Benefit e vantaggi
Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo.
Accesso a eventi riservati al personale Castelfalfi.
Esperienze formative mirate, in base alle esigenze del ruolo e del team.
Agevolazioni su ristorazione, benessere e attività sportive all’interno del resort e della tenuta.
Soluzioni di housing allowance riconosciute, ove previsto, al personale proveniente da fuori zona.

Dotazioni fornite
Dotazioni professionali adeguate alle esigenze del ruolo svolto.

Sede di lavoro:
Castelfalfi (FI)
È richiesto il possesso del diritto legale di lavorare in Italia.
La presente selezione è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del

D.Lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità, nonché a persone di ogni età e nazionalità, nel rispetto delle disposizioni di legge.
Le candidature dovranno essere trasmesse a , corredate da autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del

D.Lgs. 196/2003, come modificato dal

D.Lgs. 101/2018.