Impiegato​/a Segreteria Affari Generali e Facility

Location: Casale Monferrato

Adecco Italia S.p.A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility

Area di appartenenza:
Area Amministrativa
Riporto gerarchico:
Direzione Amministrativa

Scopo della posizione
Garantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.

Principali responsabilità
Amministrazione, Segreteria e supporto organizzativo
Supporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza.
Organizzare appuntamenti, riunioni.
Predisporre verbali, report e presentazioni.
Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale.
Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.

Gestione affari generali
Coordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi).
Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze.
Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di servizi

Facility Management
Coordinare interventi manutentivi degli spazi comuni.
Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori.
Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie.
Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.

Area Risorse Umane
Monitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.).
Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti.
Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.).
Collaborazione con APL per contratti
Supporto a Sicurezza e Ambiente
Gestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni.
Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie.
Supportare audit interni ed esterni.
Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.

Attività operative
Gestione posta e corrieri, supporto reception.
Inserimento richieste manutentive.
Supporto organizzativo agli uffici.
Verifica stato avanzamento interventi manutentivi.
Aggiornamento scadenziari.
Verifica fatture fornitori servizi generali.
Reportistica costi servizi e manutenzioni.
Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.

Competenze tecniche richieste
Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
Utilizzo di gestionali aziendali ERP.
Conoscenza della gestione documentale.
Capacità di gestione fornitori e servizi generali.
Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro.
Capacità di gestione scadenze e archivi.

Competenze trasversali
Precisione e affidabilità.
Riservatezza.
Capacità organizzativa.
Problem solving.
Flessibilità operativa.
Orientamento al servizio.
Capacità relazionali.

Autonomia e responsabilità
La figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.

Il   Quinto Livello (5° Livello)  del   CCNL Ortofrutticoli e Agrumari
€ 1.653,71 lordi al mese

Si offre assunzione diretta in azienda.
Tempo indeterminato.